So Sánh Ưu Và Nhược Điểm Giữa Mua Và Thuê Máy Photocopy

Máy photocopy là một trong những thiết bị văn phòng thiết yếu phục vụ hiệu quả nhu cầu in ấn, đặc biệt là tại các doanh nghiệp. Hầu hết mọi người thường phân vân giữa việc nên mua hay thuê máy photocopy có lợi hơn? Bài viết này sẽ so sánh ưu và nhược điểm giữa việc mua và thuê máy photocopy, giúp bạn đưa ra quyết định vừa tối ưu chi phí, vừa đảm bảo hiệu quả hoạt động in ấn. 

Ưu điểm khi thuê máy photocopy

Tiết kiệm chi phí ban đầu

Ưu điểm đầu tiên khi lựa chọn thuê máy in văn phòng là giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Bạn không cần phải bỏ một khoản tiền lớn để mua máy, thay vào đó chỉ cần trả một khoản phí thuê hàng tháng hoặc hàng năm. Điều này đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có ngân sách hạn chế.

Dịch vụ cho thuê máy photocopy tại Thiên Phúc Copier không yêu cầu đặt cọc. Bạn chỉ cần trả một khoản chi phí thuê máy hàng tháng và giấy sử dụng khi in ấn. Tiết kiệm chi phí đầu tư cho các việc khác.

Không tốn chi phí về mực, linh kiện vật tư, sử dụng linh hoạt

Về lâu dài, việc máy in bị hư hỏng, hao mòn linh kiện là không thể tránh khỏi trong quá trình sử dụng. Nhưng tất cả chi phí thay thế, sửa chữa trong quá trình sử dụng đều được đơn vị cung cấp dịch vụ chi trả (ngoại trừ các hư hỏng do bên ngoài tác động). Bao gồm cả chi phí cho việc bảo trì, bảo dưỡng hàng tháng.

Ngoài ra, thuê máy in còn mang lại sự linh hoạt cao, cho phép các doanh nghiệp có thể dễ dàng nâng cấp hoặc thay đổi thiết bị mới khi nhu cầu sử dụng thay đổi. Điều này giúp doanh nghiệp luôn có thiết bị hiện đại và phù hợp với yêu cầu công việc.

Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng

Đảm bảo hỗ trợ vấn đề kỹ thuật nhanh chóng trong quá trình sử dụng, tránh gián đoạn công việc của văn phòng. Từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo máy luôn hoạt động ổn định.

Nhược điểm khi thuê máy photocopy

Chi phí thuê dài hạn có thể cao

Mặc dù chi phí thuê máy in hàng tháng thấp, nhưng nếu tính tổng chi phí thuê trong một khoảng thời gian dài có thể sẽ cao hơn so với việc mua máy. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định thuê hay mua. 

Người dùng bị giới hạn

Người thuê máy in bị ràng buộc bởi các chính sách điều khoản có trong hợp đồng như giới hạn định mức sử dụng hàng tháng hay các khoản bồi thường vi phạm hợp đồng. Nếu bạn gây ra hư hỏng cho thiết bị, việc bồi thường là không thể tránh khỏi.

Vậy khi nào nên thuê máy photocopy?

• Lượng in ấn sử dụng nhiều
• Chi phí bị giới hạn
• Doanh nghiệp mới hoặc nhỏ: Đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc quy mô nhỏ thì thuê máy photocopy là một giải pháp kinh tế và linh hoạt. Có thể giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu và dễ dàng thay đổi thiết bị khi nhu cầu sử dụng tăng lên.
• Nhu cầu sử dụng tạm thời: Nếu chỉ cần sử dụng máy photocopy trong một khoảng thời gian ngắn hoặc cho một dự án cụ thể, thuê máy là lựa chọn hợp lý. Bạn có thể tránh được chi phí mua máy mới và các chi phí liên quan khác.

Ưu điểm khi mua máy photocopy

Sở hữu máy của riêng mình, sử dụng in ấn thoải mái

Mua máy photocopy là bạn sở hữu hoàn toàn thiết bị và có thể sử dụng theo ý muốn mà không bị ràng buộc bởi các điều khoản hợp đồng. Bạn có thể tự do quản lý và sử dụng thiết bị mà không cần phải thông qua bất kỳ bên thứ ba nào.

Thanh toán chi phí một lần duy nhất, không giới hạn lượng in

Bạn chỉ cần thanh toán chi phí một lần duy nhất khi mua máy photocopy mà không phải cần trả phí thuê hàng tháng, tiết kiệm và hiệu quả về lâu dài.

Nhược điểm khi mua máy photocopy

Chi phí đầu tư ban đầu khá cao

Vì là dòng máy đa chức năng nên việc mua máy photocopy yêu cầu một khoản chi phí đầu tư ban đầu khá lớn. Điều này có thể gây áp lực tài chính cho những doanh nghiệp mới hoặc có quy mô nhỏ, chưa có khả năng chi trả ngay. 

Ngoài ra, các chi phí cho nạp mực, thay thế linh kiện, bảo trì sau khi hết bảo hành do người mua tự chi trả. Và nhiều chi phí phí kèm theo sau khi mua máy cũng đều do bạn chịu trách nhiệm chi trả.

Mẫu mã nhanh chóng lỗi thời, nâng cấp đổi mới tốn kém

Việc xã hội ngày càng phát triển, các sản phẩm với mẫu mã mới, hiện đại ra đời liên tục. Nếu không kịp bắt nhịp với xu thế chung, sản phẩm của bạn sẽ nhanh chóng bị lỗi thời. Từ đó khiến cho các tính năng, tiện ích cũng không thể nào so với các mẫu mã đời mới. Việc nâng cấp lên các dòng máy tân thời cũng gây tốn kém khá nhiều chi phí.

Hao hụt giá trị

Ngay sau khi thanh toán và nhận bàn giao sản phẩm từ nhà cung cấp, giá trị của máy đã bị giảm đi một phần. Do đó, khi không còn nhu cầu sử dụng thì việc thanh lý không mang lại giá trị cao, thậm chí còn thấp hơn rất nhiều lần so với số tiền bạn đầu tư ban đầu, có thể giảm đi tới 70%.

Khi nào cần mua máy photocopy mới?

• Ngân sách thoải mái: Nếu đang có sẵn một khoản chi phí lớn và xác định muốn sử dụng thiết bị trong thời gian lâu dài thì việc chọn mua máy photocopy là hoàn toàn phù hợp.
• Doanh nghiệp lớn và ổn định: Đối với các doanh nghiệp lớn và có nguồn tài chính ổn định thì mua máy photocopy có thể là lựa chọn tốt. Doanh nghiệp có thể sở hữu thiết bị và không phải lo lắng về các chi phí thuê hàng tháng.
• Nhu cầu sử dụng lâu dài: Nếu bạn có nhu cầu sử dụng máy photocopy lâu dài, việc mua máy sẽ tiết kiệm chi phí hơn so với thuê máy trong cùng khoảng thời gian đó. Bạn cũng có thể quản lý và bảo trì thiết bị theo cách của mình.

Các yếu tố cần cân nhắc khi quyết định thuê hoặc mua máy photocopy

Xem xét nhu cầu sử dụng

Trước khi quyết định nên mua hay thuê máy photocopy, bạn cần đánh giá kỹ nhu cầu sử dụng. Xác định số lượng tài liệu cần in ấn hàng tháng và các yêu cầu đặc biệt khác để có quyết định phù hợp.

Khả năng tài chính

Khả năng tài chính cũng là yếu tố quan trọng khi quyết định nên thuê hay mua máy in. Nếu ngân sách hạn chế, thuê máy có thể là lựa chọn hợp lý. Ngược lại, nếu bạn có đủ tài chính, mua máy sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn về lâu dài.

Tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín

Nếu quyết định thuê máy photocopy, bạn cần tìm hiểu kỹ về các nhà cung cấp dịch vụ. Đánh giá uy tín, chất lượng dịch vụ và hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp trước khi ký hợp đồng. 

Thiên Phúc Copier tự hào là một trong những đối tác cung cấp dịch vụ cho thuê và bán máy photocopy hàng đầu của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ tại TP.HCM và các khu vực lân cận. Thiên Phúc luôn chú trọng đổi mới, sáng tạo và nâng cao chất lượng để phù hợp xu thế 4.0. Hướng đến sự hoàn mỹ trong sản phẩm cũng như chất lượng dịch vụ để mang lại hiệu quả tối ưu cho khách hàng. 

 

Nhìn chung, việc quyết định mua hay thuê máy photocopy phụ thuộc vào nhu cầu và khả năng tài chính của từng doanh nghiệp. Nếu bạn cần sự linh hoạt và muốn tiết kiệm chi phí đầu tư thì thuê máy photocopy là lựa chọn tối ưu. Ngược lại, nếu bạn muốn sở hữu thiết bị và không muốn bị ràng buộc hợp đồng, mua máy photocopy sẽ phù hợp hơn.