Bạn đang cần cách chèn chữ ký vào Word để ký văn bản, hợp đồng hay biểu mẫu một cách chuyên nghiệp? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 5 cách chèn chữ ký vào Word, bao gồm cả trên Word 2010 và các phiên bản mới hơn, áp dụng cho cả chữ ký tay lẫn chữ ký số (digital signature).
Cách chèn chữ ký vào Word bằng Signature Line
Cách chèn chữ ký vào Word bằng dòng chữ ký điện tử (Signature Line) là lựa chọn phổ biến trong môi trường văn phòng. Phương pháp này hoàn toàn tương thích với cách chèn chữ ký vào Word 2010, giúp bạn thêm phần xác thực cho văn bản.
- Bước 1: Mở file Word, đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn chữ ký. Sau đó chọn Insert. Tại ô Text bấm chọn Signature Line > Microsoft Office Signature Line.
- Bước 2: Nhập thông tin người ký bao gồm tên, chức vụ, email vào Signature Setup > Nhấn OK. Bạn sẽ thấy dòng chữ ký đã được chèn vào văn bản.
Cách chèn chữ ký vào Word bằng hình ảnh
Nếu bạn có ảnh chữ ký tay, đây là cách chèn chữ ký vào file Word cực kỳ nhanh gọn. Đây cũng là cách chèn chữ ký vào văn bản Word rất hiệu quả, thường dùng trong các văn bản hành chính.
- Bước 1: Ký vào giấy trắng và chụp ảnh chữ ký, lưu dưới định dạng PNG/JPG. Sau đó vào Word chọn Insert > Pictures > This Device.
- Bước 2: Chọn ảnh chữ ký đã lưu rồi nhấn Insert.
- Bước 3: Click vào hình ảnh và căn chỉnh kích thước, định dạng trong phần Crop của Picture Format. Nhấn Wrap Text > In Front of Text để hình ảnh chèn được vào trong chữ.
- Bước 4: Kéo hình tới vị trí cần đặt. Trong phần Color > Set Transparent Color > Click vào hình ảnh để xoá phông để chữ ký được tệp vào văn bản chân thật hơn. Vậy là bạn đã hoàn thành các bước chèn chữ ký vào Word bằng hình ảnh.
>> Xem thêm: Cách Đánh Số Trang Trong Word
Cách chèn chữ ký vào Word bằng phương thức Scan
Thêm một cách chèn chữ ký vào Word thực tế và chính xác là sử dụng chữ ký tay scan trực tiếp. Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì độ chính xác cao, dễ thực hiện và bảo mật tốt hơn khi dùng ảnh scan riêng biệt.
- Bước 1: Viết chữ ký tay trên giấy trắng bằng bút đen/ xanh đậm.
- Bước 2: Dùng máy scan chuyên dụng để quét và lưu lại chữ ký với định dạng ảnh (ưu tiên PNG nền trong suốt). Ngoài ra, hiện nay cũng có nhiều ứng dụng trên điện thoại cung cấp tính năng scan trực tiếp.
- Bước 3: Mở Word, vào Insert > Pictures > This Device và chèn ảnh chữ ký đã quét.
Cách chèn chữ ký vào Word bằng chữ ký điện tử
Cách chèn chữ ký vào Word dưới dạng chứng chỉ số Selfcert ở cuối tài liệu sẽ giúp bảo vệ toàn vẹn nội dung văn bản. Văn bản sau khi được ký sẽ hiện biểu tượng chứng nhận hợp lệ và cảnh báo nếu bị chỉnh sửa. Đây là một cách chèn chữ ký vào file Word chuẩn bảo mật trong môi trường doanh nghiệp hoặc hành chính công.
- Bước 1: Mở thư mục cài đặt của Microsoft Office > Chọn mở tệp Selfcert.
- Bước 2: Khi hộp thoại Create Digital Certificate xuất hiện, bạn điền tên vào ô trống chứng thư bảo mật của bạn > Bấm OK.
- Bước 3: Bạn trở lại giao diện soạn thảo văn bản và nhấp đúp vào dòng chứa chữ ký. Lúc này, một hộp thoại Sign xuất hiện, bạn thêm chữ ký Digital vào > Chọn Sign để hoàn tất.
Cách chèn chữ ký vào Word bằng Recoverable Signature
Tính năng Recoverable Signature trong Microsoft 365 cho phép bạn ký văn bản mà vẫn có thể cập nhật tài liệu sau này mà không mất chữ ký. Cách chèn chữ ký vào Word này cực kỳ phù hợp với các tài liệu hợp tác cần chỉnh sửa liên tục nhưng vẫn đảm bảo xác thực người đóng góp.
- Bước 1: Tại thanh công cụ, chọn Insert > Nhấp đúp vào dòng chữ ký hoặc bấm Pictures > Chọn Select Image.
- Bước 2: Khi hộp thoại Insert Pictures xuất hiện, bạn chọn tiếp From a File và nhấp chọn hình ảnh chữ ký > Chọn Sign để hoàn tất.
Lưu ý khi chèn chữ ký vào Word
Khi chèn chữ ký vào Word, bạn hãy đọc kỹ các lưu ý sau:
- Ảnh chữ ký nên có nền trong suốt để khi chèn vào không làm ảnh hưởng đến bố cục văn bản.
- Đối với cách chèn chữ ký vào Word 2010, giao diện có thể hơi khác nhưng các bước vẫn tương tự.
- Bạn nên lưu lại mẫu tài liệu đã chèn chữ ký để dùng cho những lần sau, tiết kiệm thời gian.
Tổng kết
Hy vọng với 6 cách chèn chữ ký vào Word trên, bạn đã hiểu rõ phương thức thực hiện một cách đầy đủ, dễ hiểu và phù hợp với từng nhu cầu. Dù bạn đang cần biết cách chèn chữ ký vào văn bản Word cho mục đích cá nhân, văn phòng hay pháp lý, việc chèn chữ ký không còn là khó khăn.
Thiên Phúc Copier hiện cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy đa chức năng, hỗ trợ đầy đủ tính năng scan chất lượng cao, giúp bạn số hoá chữ ký tay rõ nét và dễ dàng chèn chữ ký vào file Word chỉ trong vài phút. Với giá thuê cực kỳ tiết kiệm – chỉ từ 499.000đ/tháng, bạn không chỉ tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu mà còn được hỗ trợ kỹ thuật tận nơi, bảo trì định kỳ, phù hợp cho mọi doanh nghiệp và văn phòng hiện đại.
Liên hệ ngay với Thiên Phúc Copier để được tư vấn dòng máy phù hợp và tối ưu hoá quy trình làm việc của bạn từ hôm nay!
