Cho Thuê Phần Mềm PaperCut – Quản Lý In Ấn Bằng Thẻ Từ

Cho thuê phần mềm Papercut là giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý in ấn với nhiều tính năng tích hợp, mang lại hiệu quả cao cho người dùng. Đây là một công cụ đa nền tảng cao cấp được thiết kế đặc biệt thuận tiện cho việc: quản lý in ấn, tối ưu chi phí, giám sát tổng thể tập trung,.. Từ đó, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm nhân sự và thời gian. Đồng thời giám sát các tài liệu nhằm bảo mật thông tin, hạn chế rò rỉ tài liệu mật ra bên ngoài.

PaperCut – Giải pháp tối ưu dành cho người dùng máy photocopy

Tại sao lại nói Papercut là giải pháp tối ưu dành cho người sử dụng máy in và máy photocopy? Vì đây chính là phần mềm với những công năng hấp dẫn mà chắc hẳn khi ai nghe đến cũng không thể nào bỏ qua, hãy cùng tìm hiểu về một số lợi ích nếu chúng ta sử dụng Papercut software nhé!

• Đầy đủ các tính năng in toàn diện và quản lý sao chép: Đây được xem là ưu điểm nổi bật nhất, khiến những nhà “lãnh đạo” phải thêm Papercut làm trợ thủ đắc lực trong công việc, giúp dễ dàng quản lý người dùng, máy photocopy.
• Phù hợp với thời đại công nghệ: Chỉ với một phần mềm thôi mà các vấn đề như theo dõi hành vi và kiểm soát ứng dụng, bảo mật tài liệu, lãng phí tài nguyên giấy đều sẽ được giải quyết.
• Theo dõi và quản lý việc in ấn: Papercut cung cấp các báo cáo chi tiết về lượng giấy và mực được sử dụng, giúp bạn dễ dàng theo dõi. Từ đó phân tích chi phí in ấn, cắt giảm các chi phí không cần thiết gây lãng phí hàng tháng.
• Kiểm soát quyền truy cập: Giám sát tổng thể tập trung tại một nơi duy nhất cho hàng trăm thiết bị khắp nơi đồng thời báo cáo việc sử dụng của các phòng ban.
• Hỗ trợ đa dạng các hệ điều hành: Papercut tương thích với hầu hết các hệ điều hành hiện có, từ thiết bị Windows, MacOS cho đến các hãng máy in và máy photocopy trên thị trường hiện nay.

Các tính năng nổi bật mà PaperCut cung cấp

Giám sát hoạt động in ấn

Tính năng giám sát hoạt động in ấn trên Papercut là một tiện ích hữu hiệu giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình in ấn và giảm thiểu tối đa chi phí in. Cộng với đó là khả năng giám sát tổng thể tập trung tại một nơi duy nhất cho các thiết bị bất kể là ở đâu. Ngoài các thông số cơ bản như lượng giấy in, loại thiết bị và thông tin người sử dụng, thiết bị còn đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quát về thói quen in ấn của từng cá nhân hay toàn bộ tổ chức. 

Điều này giúp các doanh nghiệp có thể kiểm soát các vấn đề như in ấn lãng phí, lạm dụng tài nguyên in ấn. Các báo cáo chi tiết có thể được đem ra phân tích, so sánh và đánh giá hiệu quả của các chính sách in ấn dựa theo từng cá nhân nhằm giúp nhà quản trị đưa ra quyết định chính xác nhất.

Thực hiện lệnh in trên bất kỳ thiết bị nào

Một trong những tính năng siêu việt nữa đến từ phần mềm này đó chính là thực hiện lệnh in trên bất kỳ thiết bị nào. Nhờ khả năng mở rộng không giới hạn về quy mô, thiết bị và số lượng người dùng, nhân viên trong cùng một môi trường làm việc có thể tự do in ấn và đơn giản hóa với các thiết bị họ đang sử dụng thông qua thiết bị di động, trang web, Email, file, Google Cloud Print hay từ iOS. Mọi vấn đề như phát hành bản in an toàn, xác thực dựa trên thẻ, theo dõi việc in, sao chép, fax và quét đều dễ dàng thực hiện chỉ với Papercut.

Bảo mật bản in

Vấn đề bảo mật các bản in ấn, dữ liệu, tài liệu quan trọng là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Với tính năng Find-me Printing trong Papercut, người sử dụng có thể thực hiện thao tác lệnh in và nhập mật khẩu sử dụng thiết bị. Ngoài ra, phần mềm còn có thể bảo mật những tài liệu quan trọng bằng cách xác thực người dùng thông qua màn hình cảm ứng hoặc đầu đọc thẻ, thẻ từ tại máy in đa chức năng (MFD), giúp người sử dụng có thể yên tâm hơn về khả năng bảo mật của máy chủ.

Để củng cố thêm cho việc bảo vệ toàn diện, phần mềm còn có Watermarking và chữ ký số (Digital Signature) tài liệu in mặc định giúp quản trị viên có thể tra cứu lại lịch sử in và kiểm soát được thiết bị được phép in, từ đó dễ dàng kiểm soát thất thoát dữ liệu và các hoạt động của nhân viên trong doanh nghiệp.

Tương thích với hầu hết mọi hệ điều hành

Đối với phần mềm PaperCut NG, ngoài những tính năng như đặt hạn mức in tự động, in ấn di động, báo cáo hoạt động in thì phần mềm này cũng tương thích với hầu hết hệ điều hành ở đa nền tảng như Windows, MacOS, Linux, Novel, Chrome, Android và iOS. Đây cũng là một trong những điểm cộng của PaperCut giúp các doanh nghiệp luôn hướng tới độ tiện lợi ở mọi thiết bị, cũng như có thể cắt giảm một phần chi phí và cản trở dù cho là ở trên thiết bị nào.

Quản lý tập trung

Với khả năng đặt ra quy tắc in ấn tập trung và triển khai hàng loạt cho các thiết bị hoạt động theo thiết lập có sẵn, PaperCut sẽ thể trở thành một công cụ thông minh, hỗ trợ bạn trong việc kiểm soát các bản in. Hệ thống sẽ tự động báo cáo chi tiết theo tuần/tháng/năm, đơn giản hóa việc in ấn cho người dùng cuối, cung cấp thông báo hoạt động in ấn của từng người dùng, phòng ban và máy in, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và phân tích chi phí.

Các doanh nghiệp có thể cấu hình và quản lý các máy in từ một giao diện trung tâm, người sử dụng có thể gửi lệnh in từ bất kỳ máy in và photocopy sau đó lấy bản in tại bất kỳ máy in có kết nối chung hệ thống. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian quản lý hơn bởi sự đồng bộ giữa các khâu hoạt động.

Các phương thức quản lý bằng PaperCut

Quản lý bằng thẻ từ

PaperCut được chia ra thành các phiên bản: PaperCut NG (Print only) và PaperCut MF (Print + Copy + Scan + Specialty Printing). Tùy vào nhu cầu sử dụng mà mỗi người có thể lựa chọn cho mình một phiên bản tương thích nhất.

Quản lý bằng thẻ từ trên PaperCut là một tính năng thông minh, giúp các tổ chức nâng cao hiệu quả quản lý in ấn, tăng cường bảo mật. Thay vì sử dụng mật khẩu truyền thống, người dùng sẽ sử dụng thẻ từ (RFID hoặc NFC) để xác thực danh tính bản thân trước khi muốn in ấn, có thể đăng nhập trực tiếp trên máy, đăng nhập bằng thẻ nhân viên/khách. Tính năng này giúp ngăn chặn đáng kể việc sử dụng trái phép máy in, bảo mật các tài liệu quan trọng, giúp doanh nghiệp phân bổ được chính xác chi phí in ấn, giúp tiết kiệm được thời gian bởi quá trình xác thực nhanh chóng và đơn giản. 

Quản lý bằng mã Code

Quản lý bằng mã code giúp các doanh nghiệp có thể giảm thiểu được một phần chi phí, tận dụng được món đồ công nghệ mà ai cũng có bằng giải pháp PaperCut cung cấp – tính năng Mobile release with QR code. Người quản lý có thể hỗ trợ tìm kiếm/vị trí máy in và photocopy bằng mã QR, giao diện dễ điều khiển cho màn hình cảm ứng ngoài ra còn tương tích với các chế độ như: Google & Android Cloud Print, iOS (Apple Printing), Email to Print, Web Driverless Printing.

Để xác định vị trí máy in cần tìm, các doanh nghiệp thường sử dụng chức năng tìm kiếm máy in. Thấu hiểu được điều đó, Papercut đã mang đến tính năng này nhằm mục đích khởi chạy trực tiếp bằng máy in được chọn tự động:

• Cài đặt mặc định mã QR cho tất cả các máy in và máy photocopy > Chạy lệnh máy chủ generate-printer-qr-codes bằng cách sử dụng cú pháp riêng biệt là generate-printer-qr-codes <https_on> <server> <port> <dir>.
• Quét mã và đính kèm vào máy in, máy photocopy.
• Bật ứng dụng quét mã QR và tiến hành quét nhãn QR code trên máy in. Lưu ý: cần xác thực trước khi quét.
• Hoàn tất quá trình quét với trình duyệt bao gồm các tác vụ in hiện ra.

Quản lý bằng mã PIN

Bảo mật tài liệu in là một thách thức trong môi trường làm việc hiện đại. Để giải quyết vấn đề này, nhiều tổ chức đã triển khai phương pháp quản lý bằng mã PIN thông qua ứng dụng Papercut. Người dùng sẽ gửi lệnh in đến một trạm phát hành hoặc thiết bị đa chức năng, sau đó phải nhập mã pin xác thực hoặc thẻ từ để lấy bản in, đảm bảo chỉ những người có quyền hạn mới truy cập được tài liệu. Việc cài đặt tính năng mã PIN giúp củng cố hàng rào bảo mật và tính minh bạch của các khâu hoạt động trong doanh nghiệp.

Quản lý bằng mật khẩu

Quản lý bằng mật khẩu sẽ giúp nhà quản lý có thể đảm bảo các quy định về bảo mật thông tin trong doanh nghiệp. Quản trị viên sẽ thiết lập mật khẩu cho từng cá nhân, từng bộ phận, từng nhóm. Sau đó mỗi người sẽ tự quản lý và giám sát trang thiết bị in, scan, copy của mình, tránh làm rò rỉ thông tin và nâng cao bảo mật cũng như hiệu quả công việc.

Ngoài ra, phần mềm PaperCut còn tích hợp xác thực MFD với Active Directory, LDAP,… Tính năng này cho phép đăng nhập trực tiếp trên máy MFD, xác thực bằng vân tay để lấy bản in tại máy MFD bất cứ lúc nào với các chế độ khác nhau như Scan-to-Email, Scan-to-Folder, Scan-to-Cloud (G-Drive, Dropbox, One Drive,…).

Dịch vụ cho thuê phần mềm Papercut tại Thiên Phúc Copier

Qua bài viết trên chúng ta có thể thấy được những ưu điểm mà phần mềm Papercut mang lại trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay. Papercut là giải pháp hiệu quả giúp các doanh nghiệp có thể giám sát in ấn, hỗ trợ tổ chức kiểm soát và tối ưu hóa quy trình in ấn bằng cách cung cấp các tiện ích tiện lợi nhằm theo dõi, phân tích và quản lý hoạt động in đạt hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, chi phí cần bỏ ra để sở hữu tài khoản Papercut cho toàn thể công ty cũng không hề thấp, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp lớn mạnh, có đông nhân sự.

Do đó, dịch vụ cho thuê Papercut tại Thiên Phúc Copier ra đời với mong muốn có thể cung cấp phần mềm quản lý in ấn bằng thẻ từ với chất lượng tốt, hiệu quả cao cùng giá thành hợp lý dành cho mọi khách hàng. Những điểm nổi bật nhất của dịch vụ cho thuê phần mềm quản lý Papercut tại Thiên Phúc Copier là:

• Tư vấn dịch vụ 24/7
• Hướng dẫn sử dụng tận tình, chi tiết
• Hỗ trợ lắp đặt tận nơi
• Chi phí rẻ, hợp lý
• Cung cấp nhiều gói thuê cho khách hàng lựa chọn

Để tìm hiểu chi tiết, hãy liên hệ với Thiên Phúc Copier để được tư vấn về các dịch vụ Bán – Cho thuê máy photocopy và Phần mềm PaperCut – Quản lý in ấn, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.