Dù bạn là nhân viên hành chính, giáo viên, sinh viên hay kế toán, việc nắm rõ cách căn chỉnh lề trong Word giúp tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp, dễ đọc và đúng quy chuẩn. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ A–Z, giúp bạn nắm vững 5 cách căn lề trong Word và những lưu ý quan trọng khi in ấn văn bản.
Tiêu chuẩn căn lề trong Word
Trước khi tìm hiểu chi tiết cách căn lề trong Word, bạn cần nắm rõ tiêu chuẩn căn lề phổ biến tại Việt Nam. Bộ Giáo dục và Đào tạo, cũng như nhiều cơ quan hành chính, thường áp dụng quy định về căn lề văn bản hành chính như sau:
- Lề trên: 20–25 mm (2–2,5 cm)
- Lề dưới: 20–25 mm (2–2,5 cm)
- Lề trái: 30–35 mm (3–3,5 cm)
- Lề phải: 15–20 mm (1,5–2 cm)
Việc nắm rõ cách căn lề chuẩn trong Word theo quy định này giúp tài liệu đáp ứng được tính pháp lý, đồng thời đảm bảo tính thẩm mỹ khi in ấn. Nếu bạn thường xuyên làm luận văn, báo cáo, hợp đồng, việc áp dụng đúng cách căn lề văn bản trong Word sẽ giúp tránh sai sót và tiết kiệm thời gian chỉnh sửa.
Hướng dẫn 3 cách căn lề trong Word chuẩn xác
Dưới đây là 3 cách phổ biến và dễ thực hiện để căn chỉnh lề trong Word, áp dụng cho nhiều phiên bản Word từ cũ đến mới.
Cách căn lề trong Word 2007, 2010
Đối với những người đang sử dụng Word phiên bản cũ, việc tìm hiểu cách căn lề trong Word 2010 hoặc 2007 vẫn còn cần thiết. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở file Word cần căn lề.
- Bước 2: Trong tab Page Layout (hoặc Layout tùy phiên bản), bấm vào mũi tên mở rộng thẻ trong mục Page Setup.
- Bước 3: Khi cửa sổ Page Setup hiển thị, điều chỉnh các thông số căn lề trong mục Margins.
- Bước 4: Thiết lập lề trên, dưới, trái, phải theo nhu cầu hoặc theo chuẩn hành chính > OK. Bạn cũng có thể nhấn vào Default > Yes để lưu thiết lập căn lề thành mặc định trong Word.
Cách căn lề trong Word 2013 trở lên
Từ Word 2013, Microsoft đã tinh chỉnh giao diện, giúp người dùng thao tác căn lề nhanh hơn. Để áp dụng cách căn lề trong Word 2016, bạn chỉ cần:
- Bước 1: Mở file Word cần căn lề.
- Bước 2: Vào tab Layout > Bấm vào mũi tên mở rộng thẻ trong mục Page Setup.
- Bước 3: Khi cửa sổ Page Setup hiện ra, điều chỉnh các thông số căn lề trong mục Margins.
- Bước 4: Thiết lập lề trên, dưới, trái, phải theo nhu cầu hoặc theo chuẩn hành chính > OK. Bạn cũng có thể nhấn vào Set As Default để lưu thiết lập căn lề thành mặc định trong Word.
Cách căn lề trong Word bằng Word Options
Một cách ít người biết nhưng rất hiệu quả là sử dụng Word Options để thay đổi đơn vị đo và cài đặt căn lề. Đây là giải pháp khi bạn muốn thiết lập cách căn lề trên dưới trái phải trong Word với độ chính xác cao.
- Bước 1: Mở file Word cần căn lề.
- Bước 2: Vào File > Chọn Options.
- Bước 3: Khi có hộp thoại Word Options hiện ra > Vào mục Advanced > Kéo xuống mục Display > Tại Show measurements in units of bấm đổi đơn vị Inches thành Centimeters > OK để lưu.
- Bước 4: Sau đó vào Layout > Tại mục Page Setup chọn Margins > Custom Margins để điều chỉnh lề chuẩn xác theo tiêu chuẩn.
Các lưu ý khi căn lề trong Word
Ngoài việc nắm rõ cách căn lề chuẩn trong Word, bạn cũng cần lưu ý một số yếu tố để văn bản hiển thị chính xác và đẹp mắt.
Cách chọn khổ giấy
Khổ giấy phổ biến nhất là A4. Bạn vào Layout > Size > A4 để thiết lập. Đây là khổ giấy mặc định cho hầu hết văn bản hành chính, luận văn, hợp đồng. Nếu chọn sai khổ giấy, việc căn lề có thể bị lệch khi in.
Cách đổi đơn vị căn lề
Một số người quen sử dụng mm thay vì cm và inch. Do đó, bạn có thể đổi đơn vị như cách căn lề trong Word bằng Word Options. Đây là mẹo nhỏ giúp thao tác cách căn lề trong Word chuẩn chính xác hơn, đặc biệt khi cần độ đo chi tiết.
Cách xem lề trước khi in
Trước khi in tài liệu, hãy chọn File > Print để xem lề hiển thị như thế nào. Đây là bước quan trọng để đảm bảo văn bản in ra không bị lệch, thiếu chữ. Việc kiểm tra trước giúp bạn tiết kiệm giấy in và hạn chế sai sót.
Tổng kết
Trên đây là hướng dẫn chi tiết 3 cách căn lề trong Word kèm theo các lưu ý quan trọng giúp bạn soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, đúng chuẩn hành chính. Việc nắm rõ cách căn lề trong Word 2010, 2016 và các phiên bản khác sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh lỗi khi in ấn.
Nếu bạn thường xuyên phải in ấn số lượng lớn tài liệu, việc chỉ biết cách căn chỉnh lề trong Word thôi chưa đủ. Bạn cần một thiết bị photocopy chất lượng để bản in sắc nét và chuẩn xác. Thiên Phúc Copier – đơn vị cho thuê máy photocopy uy tín – hiện cung cấp các dòng máy hiện đại từ Ricoh, Toshiba, HP với giá chỉ từ 499.000đ/tháng. Khi sử dụng dịch vụ của Thiên Phúc, bạn sẽ yên tâm hơn trong công việc văn phòng nhờ máy in – photocopy luôn hoạt động ổn định, hỗ trợ căn lề và in ấn nhanh chóng, tiết kiệm chi phí tối đa.
>> Xem thêm: 7 Cách Đánh Số Trang Trong Word
