Trong thời đại công nghệ 4.0, khi các giao dịch hành chính, thương mại, tài chính… dần được số hóa, việc đảm bảo tính pháp lý và an toàn của dữ liệu số trở nên đặc biệt quan trọng. Một trong những giải pháp đang được ứng dụng rộng rãi để đáp ứng nhu cầu này chính là chữ ký số. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ chữ ký số là gì, cách hoạt động của chữ ký số cũng như sự khác biệt so với chữ ký điện tử thông thường. Bài viết dưới đây của Thiên Phúc sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về cấu tạo, vai trò và quy trình đăng ký sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp.
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là gì? Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng phương pháp mã hóa dữ liệu, sử dụng cặp khóa mật mã học gồm: khóa công khai và khóa bí mật. Mỗi khi người dùng ký vào một văn bản điện tử, chữ ký số sẽ mã hóa dữ liệu gốc kèm theo thông tin nhận diện người ký. Người nhận có thể dùng khóa công khai để kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản cũng như xác thực danh tính người gửi.
Chữ ký số có giá trị pháp lý và được luật pháp công nhận, đặc biệt trong các lĩnh vực như tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, thương mại điện tử và hành chính công. Chính vì vậy, bạn có thể hiểu chữ ký số chính là phiên bản nâng cao của chữ ký điện tử, có cấu trúc bảo mật chặt chẽ, được cấp phép và quản lý bởi cơ quan chứng thực.
Cấu tạo của chữ ký số
Khóa bí mật và khóa công khai
Mỗi chữ ký số đều hoạt động dựa trên cơ chế mật mã khóa công khai (Public Key Infrastructure – PKI). Nhờ cơ chế này, chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Nếu dữ liệu bị thay đổi sau khi ký, hệ thống xác thực sẽ phát hiện ngay lập tức. Cặp khóa này gồm:
- Khóa bí mật (Private Key): chỉ người dùng mới biết và sử dụng để ký số vào tài liệu. Nó phải được bảo mật tuyệt đối, vì nếu bị lộ, chữ ký có thể bị giả mạo.
- Khóa công khai (Public Key): được chia sẻ để đối tác hoặc hệ thống xác thực chữ ký số có hợp lệ hay không.
Chứng thư số và thiết bị lưu trữ
Một thành phần quan trọng khác giúp bạn hiểu rõ hơn chữ ký số là gì đó chính là chứng thư số. Đây là một tập tin điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực phát hành, chứa các thông tin định danh như: tên tổ chức/cá nhân, mã số thuế, thời gian hiệu lực, chữ ký của nhà cung cấp và khóa công khai.
Chứng thư số thường được lưu trong:
- USB Token: một thiết bị nhỏ gọn, dễ mang theo, được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.
- HSM (Hardware Security Module): thiết bị lưu trữ chuyên dụng cho doanh nghiệp lớn, cần xử lý nhiều giao dịch cùng lúc.
Vai trò của chữ ký số trong doanh nghiệp
Đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn dữ liệu trong giao dịch điện tử
Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch giúp xác thực danh tính người gửi, đảm bảo văn bản không bị thay đổi sau khi ký. Đây là yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp trong thời đại kỹ thuật số, khi mà dữ liệu chính là tài sản quý giá và cần được bảo vệ tối đa. Chẳng hạn, khi bạn gửi một hợp đồng điện tử có gắn hình ảnh chữ ký số, người nhận có thể dùng phần mềm để kiểm tra xem văn bản có bị chỉnh sửa hay không.
Tăng cường tính pháp lý cho văn bản điện tử
Hiểu đúng chữ ký số là gì giúp bạn thấy rõ tính pháp lý mà nó mang lại. Theo Luật giao dịch điện tử Việt Nam, chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký tay khi:
- Văn bản được ký đúng cách bằng chữ ký số.
- Chữ ký đó thuộc về người ký và được chứng thực bởi một tổ chức chứng thực số hợp pháp.
Điều này giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình ký duyệt, loại bỏ giấy tờ rườm rà mà vẫn đảm bảo tính pháp lý.
Kê khai thuế và hải quan điện tử
Hầu hết các phần mềm như HTKK, iTaxViewer, eInvoice… đều yêu cầu cài đặt chữ ký số để xác nhận danh tính của người ký và mã hóa thông tin gửi lên cơ quan chức năng. Chữ ký số hiện nay là điều kiện bắt buộc khi:
- Kê khai thuế qua mạng
- Nộp hồ sơ hải quan điện tử
- Nộp bảo hiểm xã hội, hóa đơn điện tử
Ký hợp đồng và hóa đơn điện tử
Thay vì gửi hợp đồng, hoá đơn giấy, doanh nghiệp có thể dùng phần mềm chữ ký số để ký số trực tiếp lên tài liệu PDF, Word hoặc hóa đơn điện tử XML. Việc này hỗ trợ tăng tốc độ xử lý, giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển. Chữ ký số đặc biệt hữu ích trong ký hợp đồng hợp tác, mua bán, bảo hiểm, tài chính, giúp rút ngắn thời gian từ hàng tuần xuống chỉ còn vài phút.
Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay
Chữ ký số cá nhân và tổ chức
- Chữ ký số cá nhân: được cấp riêng cho từng cá nhân để khai thuế TNCN, ký tài liệu cá nhân, giao dịch ngân hàng số, nộp bảo hiểm xã hội… Việc đăng ký chữ ký số cá nhân ngày càng trở nên phổ biến với giới freelancer, kế toán và cá nhân có nhu cầu giao dịch điện tử.
- Chữ ký số doanh nghiệp: dùng để ký hóa đơn điện tử, kê khai thuế, ký hợp đồng kinh doanh… Gắn liền với mã số thuế doanh nghiệp và mang tính đại diện pháp lý cao.
Chữ ký số USB Token và HSM
- USB Token: thích hợp với tổ chức vừa và nhỏ, dễ sử dụng và phổ biến nhờ chi phí thấp, dễ triển khai.
- HSM: thường dùng cho tập đoàn lớn, ngân hàng, doanh nghiệp có hệ thống quản lý phức tạp và yêu cầu bảo mật cao.
Việc tạo chữ ký số trên các thiết bị này thường đi kèm phần mềm chuyên dụng được nhà cung cấp cài đặt và hỗ trợ sử dụng.
Quy trình đăng ký sử dụng chữ ký số
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số
Để đăng ký chữ ký số, cá nhân và tổ chức cần lựa chọn một đơn vị cung cấp uy tín, được cấp phép bởi Bộ Thông tin & Truyền thông. Mỗi nhà cung cấp có mức phí, thời gian sử dụng và chính sách hỗ trợ khác nhau. Người dùng nên tham khảo kỹ trước khi lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số. Một số nhà cung cấp nổi bật hiện nay bao gồm:
- VNPT-CA
- Viettel-CA
- FPT-CA
- NewCA
- BKAV-CA
Thủ tục đăng ký và cấp chứng thư số
Thủ tục đăng ký chữ ký số cá nhân hoặc doanh nghiệp gồm các bước:
- Nộp hồ sơ gồm CMND/CCCD, giấy phép kinh doanh (nếu là tổ chức), tờ khai đăng ký.
- Ký hợp đồng với nhà cung cấp.
- Nhận thiết bị lưu trữ USB Token và hướng dẫn sử dụng.
- Cài đặt phần mềm chữ ký số lên thiết bị cần dùng như máy tính, laptop.
So sánh chữ ký số và chữ ký điện tử
Nhìn chung, tuy đều là chữ ký nhưng chữ ký số và chữ ký điện tử đều có những đặc điểm khác nhau về hình thức, mức độ bảo mật lẫn giá trị pháp lý. Dưới đây là bảng so sánh sự khác nhau về các tiêu chí giữa chữ ký số và chữ ký điện tử:
| Tiêu chí | Chữ ký điện tử | Chữ ký số |
|---|---|---|
| Hình thức | Ký bằng hình ảnh, ký tay scan, tick box | Mã hóa dữ liệu bằng cặp khóa công khai/bí mật |
| Mức độ bảo mật | Thấp đến trung bình | Cao, gần như không thể giả mạo |
| Giá trị pháp lý | Có thể bị tranh chấp nếu không rõ nguồn gốc | Được luật pháp công nhận và bảo vệ |
| Ứng dụng phổ biến | Giao dịch đơn giản, nội bộ | Giao dịch tài chính, pháp lý, thuế, hóa đơn |
Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số
Bảo mật khóa bí mật và thiết bị lưu trữ
- Không chia sẻ USB Token cho người khác.
- Đặt mật khẩu đủ mạnh, thay đổi định kỳ.
- Tránh dùng Token trên máy công cộng hoặc không có phần mềm diệt virus.
Gia hạn và quản lý chứng thư số
- Chú ý hạn dùng của chứng thư số (thường là 1 – 3 năm).
- Chủ động gia hạn trước thời điểm hết hạn 30 ngày để tránh bị gián đoạn sử dụng.
- Sử dụng phần mềm chữ ký số chính hãng để dễ dàng cập nhật và theo dõi chứng thư.
Tổng kết
Thông qua bài viết này, hy vọng bạn đã hiểu rõ chữ ký số là gì, cùng với vai trò, cấu tạo, các loại và quy trình đăng ký chi tiết. Dù bạn là cá nhân cần đăng ký chữ ký số cá nhân, hay doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp an toàn cho giao dịch điện tử – chữ ký số chính là công cụ tối ưu về bảo mật và pháp lý.
Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp in ấn nhanh chóng, tiết kiệm và chuyên nghiệp cho hóa đơn, hợp đồng hay tài liệu nội bộ có sử dụng chữ ký số – hãy tham khảo ngay dịch vụ cho thuê máy photocopy của Thiên Phúc Copier. Với hệ thống máy móc hiện đại, giá cả hợp lý và hỗ trợ kỹ thuật tận nơi, Thiên Phúc sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy cho mọi tổ chức, doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số toàn diện.
