Những Điều Cần Lưu Ý Khi Thuê Máy In Văn Phòng

Dịch vụ thuê máy in văn phòng là giải pháp thông minh, vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, vừa nâng cao hiệu quả công việc trong thời đại kỹ thuật số hiện nay. Cùng tìm hiểu về dịch vụ này cùng các tiêu chí lựa chọn máy in dành cho văn phòng thông qua bài viết dưới đây!

Tìm hiểu về dịch vụ cho thuê máy in văn phòng

Ngày nay, máy in đã trở thành một thiết bị điện tử không thể thiếu trong mọi văn phòng công ty. Chúng có nhiệm vụ đảm nhận công việc in ấn và nhân bản tài liệu, hình ảnh hay thậm chí là cả các hợp đồng quan trọng. Vì lý do đó, máy in dần trở thành một trợ thủ đắc lực, giúp nâng cao hiệu quả công việc cho mỗi nhân viên văn phòng.

Tuy nhiên, chi phí doanh nghiệp cần bỏ ra để vận hành máy in liên tục khá là tốn kém. Đặc biệt là đối với những công ty có nhu cầu sử dụng lượng lớn máy in đa chức năng phục vụ công việc. Ngoài khoản chi ban đầu khi mua máy mới, người dùng cũng cần tính đến các tổn thất về lâu dài nhằm bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị, mua giấy, thay mực in,…

Thấu hiểu những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải, dịch vụ cho thuê máy in văn phòng ra đời với mong muốn có thể tối ưu được thời gian, công sức lẫn chi phí của các công ty dành cho việc in ấn. Có thể nói, thuê máy in văn phòng chính là một lựa chọn thông minh, giúp người dùng có thể nhanh chóng bắt kịp những thay đổi nhanh chóng trong thời đại công nghệ in và scan kỹ thuật số.

Ưu điểm của dịch vụ thuê máy in văn phòng đối với công việc

Dịch vụ cho thuê máy in văn phòng ngày càng được phổ biến rộng rãi nhờ những lợi ích mà nó mang lại cho các doanh nghiệp và tổ chức.

Tiết kiệm chi phí ban đầu

Ưu điểm lớn nhất giúp cho dịch vụ này được nhiều khách hàng tin dùng và lựa chọn chính là nằm ở khả năng tối ưu chi phí ban đầu, nhất là với những doanh nghiệp cần dùng tới số lượng lớn máy in trong quá trình hoạt động.

Tuy về lâu dài, số tiền cần bỏ ra để thuê máy có thể ngang ngửa hoặc thậm chí là chênh lệch hơn so với chi phí mua máy. Thế nhưng với sự thay đổi liên tục của công nghệ ngày nay, các công ty thường sẽ lựa chọn điều chỉnh và nâng cấp thiết bị chỉ sau một thời gian sử dụng nhằm bắt kịp với các tính năng tiên tiến hiện hành.

Luôn được hỗ trợ bảo dưỡng, sửa chữa máy kịp thời

Khi thuê máy in văn phòng, người dùng sẽ không cần phải lo lắng về vấn đề bảo dưỡng, sửa chữa trong suốt quá trình sử dụng thiết bị. Thay vào đó, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ có vai trò chủ động kiểm tra và thay thế các phụ tùng theo kỳ hạn hoặc khi có trục trặc không mong muốn xảy ra.

Dễ dàng nâng cấp sang dòng máy khác

Nhìn chung, khách thuê sẽ dễ thay đổi và nâng cấp thiết bị hơn so với người sở hữu máy. Nếu có nhu cầu trải nghiệm dòng sản phẩm in ấn mới hay muốn thay đổi số lượng máy đang thuê vì tính chất công việc, bạn có thể trao đổi và thoả thuận trực tiếp cùng đơn vị cung cấp dịch vụ thuê máy in văn phòng. Ngoài ra, điều đó còn phải phụ thuộc vào các yếu tố như:

• Thời hạn hợp đồng đã ký kết
• Điều khoản và chính sách nâng cấp 
• Khả năng tương thích giữa máy in với thiết bị điện tử của công ty

So sánh dịch vụ cho thuê máy in văn phòng và mua máy in mới

Dịch vụ cho thuê máy in văn phòng sẽ có một số điểm nổi bật hơn so với việc mua mới. Để đưa ra quyết định phù hợp với nhu cầu của người dùng, bạn có thể tham khảo bảng so sánh các yếu tố dưới đây.

Tiêu chí lựa chọn khi thuê máy in văn phòng

Lựa chọn thuê máy in văn phòng là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ hoạt động, chất lượng công việc lẫn ngân sách của toàn thể công ty. Do vậy, bạn hãy nhận tư vấn từ các nhà cung cấp dịch vụ, đồng thời cân nhắc đặc trưng của lĩnh vực mình đang gắn bó trước khi đưa ra phương án phù hợp nhất.

Thuê máy in văn phòng dựa theo dòng công nghệ

• Công nghệ in màu nước: Kỹ thuật in ấn sử dụng mực nước nhằm tạo ra hình ảnh và màu sắc trên giấy. Vì sử dụng màu nước thật thế nên giấy khi in ra sẽ có màu sắc tươi tắn, mang lại hiệu ứng mềm mại, uyển chuyển và độc đáo như một bức tranh thật. Ngược lại, bản in sử dụng loại mực này khá lâu khô và dễ bị nhoè đi nếu không được bảo quản đúng tiêu chuẩn.
• Công nghệ in màu laser: Công nghệ in hiện đại, sử dụng tia laser để tạo ra hình ảnh, tài liệu với màu sắc tương đương bản gốc. Tuy màu sắc không thể rực rỡ như màu nước thế nhưng tốc độ in và sấy khô màu laser rất nhanh chóng. Dịch vụ cho thuê máy in màu laser phù hợp với nhu cầu in ấn lớn và không yêu cầu quá cao về chất lượng màu.

  

Thuê máy in văn phòng dựa theo chức năng

• Thuê máy in văn phòng đơn chức năng: Phù hợp với người dùng chỉ cần sử dụng các chức năng cơ bản của máy in. Máy có giá thành rẻ, kích thước nhỏ gọn, chi phí mực in thấp, dễ dàng bảo trì.

• Thuê máy in văn phòng đa chức năng: Thiết bị tích hợp đa dạng các tính năng như scan, fax, kết nối với thiết bị di động,v.v. Sản phẩm tiện lợi, đáp ứng được nhu cầu sử dụng của nhiều môi trường văn phòng khác nhau.

Thuê máy in văn phòng dựa trên thương hiệu

• Máy in văn phòng HP: Máy in HP được biết đến là thương hiệu nổi tiếng lâu đời có giá cả phải chăng. Sản phẩm có hiệu suất tốt, chất lượng in sắc nét, tốc độ hoạt động ổn định và bền bỉ.

• Máy in văn phòng Canon: Canon là công ty chuyên sản xuất thiết bị, linh kiện điện tử lâu năm tới từ Nhật Bản. Máy có chất lượng in với độ phân giải đạt chuẩn, màu sắc sống động, tốc độ in nhanh chóng, khả năng in ấn đa dạng cùng độ bền cao.

• Máy in văn phòng Brother: Đặc trưng của dòng máy in Brother chính là thiết kế rất gọn nhẹ, trang nhã. Khi được đặt trong không gian làm việc, thiết bị dường như trở thành một vật trang trí hữu hình, góp phần gia tăng cảnh quan cho văn phòng công ty. Ngoài ra, máy Brother cũng được đánh giá là có tốc độ in nhanh tới 30 trang/phút, tuổi thọ cao, hiếm khi gặp phải tình trạng kẹt giấy.  
• Máy in văn phòng Epson: Là tập đoàn công nghệ lớn tại Nhật Bản, Epson sở hữu nhiều dòng máy với đa dạng các tính năng, khoảng giá cùng hiệu suất khác nhau, phù hợp để người dùng dễ dàng tham khảo và lựa chọn. Các kỹ sư của Epson cũng thường xuyên nghiên cứu và công bố những công nghệ mới nhằm cải thiện tối đa hiệu suất in ấn và cải tiến môi trường hoạt động xung quanh.

  

Thuê máy in văn phòng dựa theo khổ giấy

Khổ giấy cũng là một trong số những yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn máy in. A4 là khổ giấy phổ biến nhất, thường được sử dụng trong môi trường văn phòng. Tuy nhiên, nếu bạn cần in ấn tài liệu, bản vẽ hay hình ảnh với kích thước lớn như A3, A2, A1, A0, bạn hãy tìm thuê dòng máy in có hỗ trợ khổ giấy tương ứng.

Thuê máy in văn phòng dựa theo tần suất sử dụng

Dựa theo tần suất, mục đích và đặc điểm của lĩnh vực làm việc, người dùng sẽ phải sử dụng các dòng máy sở hữu công suất khác nhau. Thiết bị có công suất càng lớn, khả năng xử lý thao tác của máy càng nhanh chóng, tốc độ in cũng trở nên siêu việt hơn. Đồng nghĩa với việc giá thành của các mẫu máy in văn phòng này cũng sẽ cao hơn mức trung bình. Do đó, bạn cần xem xét và cân đối số lượng bản in hằng tháng trước khi quyết định thuê máy in văn phòng.

Dịch vụ cho thuê máy in văn phòng chính hãng giá rẻ, uy tín tại Thiên Phúc Copier

Thiên Phúc Copier là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê máy in văn phòng chính hãng giá rẻ, uy tín tại TP.HCM. Với hơn 12 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực, chúng tôi tự tin sẽ mang đến cho khách hàng dịch vụ có chất lượng cùng giá cả cạnh tranh nhất.

Khi thuê máy in văn phòng tại đây, khách hàng sẽ không cần phải lo lắng về vấn đề bảo dưỡng – sửa chữa máy. Đội ngũ kỹ thuật viên của chúng tôi đều là những nhân sự có kinh nghiệm dày dặn, luôn sẵn sàng có mặt kịp thời để hỗ trợ khách hàng nhằm đảm bảo cho quá trình làm việc được diễn ra liên tục mà không bị ảnh hưởng.

Nếu có nhu cầu sử dụng thiết bị in ấn phục vụ công việc, đừng quên liên hệ Thiên Phúc để được nhận tư vấn về dòng máy in văn phòng phù hợp nhất với bạn!