Top 15 Loại Thiết Bị Không Thể Thiếu Trong Văn Phòng Công Ty

Thiết bị văn phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng, góp phần tạo nên một môi trường làm việc năng động và hiệu quả. Việc lựa chọn đúng trang thiết bị văn phòng phù hợp sẽ giúp tối ưu hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí hoạt động của công ty. Hiểu được điều này, Thiên Phúc đã liệt kê TOP 15 loại thiết bị văn phòng hữu ích, không thể thiếu trong chốn công sở, giúp nâng cao hiệu quả quản trị lâu dài của mọi văn phòng công ty. 

Nhu cầu về thiết bị văn phòng

Mọi doanh nghiệp đều nên hiểu được tầm quan trọng của các đồ dùng văn phòng chất lượng và đáng tin cậy như máy móc và thiết bị trong môi trường làm việc. Với sự cải tiến nhanh chóng của công nghệ, các doanh nghiệp phải tự điều chỉnh tốc độ và luôn đi trước đối thủ cạnh tranh để có thể đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Có thể thấy, nhu cầu sử dụng công nghệ dưới dạng thiết bị văn phòng ngày càng được các doanh nghiệp chú trọng, hỗ trợ tối ưu các hoạt động chốn công sở.

Ưu điểm của thiết bị văn phòng

Thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên cũng như toàn thể tổ chức. Một kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm thời gian và chi phí, vừa tối ưu hiệu quả công việc. Cho dù là máy tính hay hệ thống máy photocopy, tầm quan trọng của chúng đều được thể hiện trong việc cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên. Một số ưu điểm nổi bật của các thiết bị văn phòng có thể kể đến như:

• Nâng cao hiệu quả và năng suất của người lao động
• Giảm chi phí văn phòng
• Công cụ tổ chức hiệu quả
• Cải thiện độ chính xác
• Đầu tư tốt

Các loại thiết bị văn phòng

Thiết bị văn phòng gồm những gì? Danh sách thiết bị văn phòng thiết yếu có thể được phân loại thành nhiều mục khác nhau như sau:

Máy móc, trang thiết bị điện tử văn phòng

• Máy tính: Hầu hết các doanh nghiệp cần nhiều thiết bị văn phòng như máy tính để bàn và máy tính xách tay để kết nối với máy in tốt nhất.
• Màn hình máy tính: Màn hình máy tính có tác động rất lớn đến hiệu quả làm việc của nhân viên, bất kể họ đang thiết kế, trình bày hay làm việc trên tài liệu và bảng tính. Độ phân giải màn hình phù hợp là rất quan trọng. Chất lượng màn hình kém có thể ảnh hưởng tiêu cực đến mắt của nhân viên, ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả chung.
• Máy chiếu: Các bài thuyết trình hiện là một phần thiết yếu của các cuộc họp, và máy chiếu cũng vậy. Đối với điều này, bạn cần cân nhắc đến kích thước của phòng và chất lượng hình ảnh. Đối với các cuộc họp kinh doanh, một máy chiếu tiêu chuẩn với chất lượng hình ảnh trung bình là đủ.
• TV: TV có thể là bảng văn phòng, màu trắng, máy chiếu và nhiều hơn thế nữa. Nó cũng có thể là một lựa chọn tuyệt vời cho giải trí và thư giãn của bạn. Khi chọn TV, hãy cân nhắc đến kích thước, độ phân giải, mục đích và các tính năng của TV. Bạn có thể mua một chiếc TV tiêu chuẩn hoặc một chiếc TV đa chức năng có kết nối internet và các ứng dụng.
• Máy in: Máy in có thể được sử dụng chỉ để in hoặc đa nhiệm. Có nhiều loại máy in khác nhau để lựa chọn theo nhu cầu của bạn như máy in phun, máy in laser hoặc máy in kỹ thuật số. Lợi ích của máy in kỹ thuật số là bạn có thể in không dây từ bất kỳ đâu.
• Máy photocopy: Luôn là một điều vô cùng cần thiết khi cân nhắc mua hoặc thuê máy photocopy cho văn phòng. Các doanh nghiệp cần cân nhắc đến khối lượng bản sao và tốc độ sao chép khi lựa chọn máy tốt nhất.
• Thiết bị mạng: Khi chọn bộ định tuyến, trước tiên bạn cần hiểu các yêu cầu của mình như không gian văn phòng, số lượng nhân viên, tốc độ và thời gian. Các tính năng phổ biến nhất bạn cần tìm kiếm ở bộ định tuyến là tốc độ, số lượng người dùng, phạm vi và bảo mật.
• Cáp: Việc lựa chọn cáp phù hợp cần có các yêu cầu, kiến ​​thức và trợ giúp bổ sung. Tuy nhiên, có một số yếu tố quan trọng không thể bỏ qua như lắp đặt (vị trí), kết cấu (dây dẫn, chất cách điện và cách sắp xếp), vận hành (điện áp và dòng điện), kích thước và chất che chắn.
• Điện thoại: Hệ thống điện thoại là thiết bị văn phòng quan trọng liên quan đến mạng lưới giao tiếp trong văn phòng. Chủ yếu có ba loại hệ thống điện thoại cho văn phòng – Mạng điện thoại công cộng chuyển mạch cũ (PSTN), Hệ thống điện thoại PBX và Hệ thống điện thoại VoIP.
• Fax: Máy fax vẫn là thiết bị văn phòng cần thiết. Chủ yếu là vì đây là cách siêu an toàn để gửi và nhận thông tin. Hai yếu tố chính cần xem xét khi lựa chọn là vị trí đặt máy fax và tần suất sử dụng.

Thiết bị văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm là một trong những mặt hàng quan trọng trong danh sách thiết bị văn phòng của mọi doanh nghiệp, để quy trình làm việc hàng ngày diễn ra suôn sẻ. Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, có thể có những thay đổi nhỏ về yêu cầu liên quan đến danh sách văn phòng phẩm. Tuy nhiên, một số danh sách văn phòng phẩm tiêu chuẩn bao gồm:

• Giấy, Kẹp giấy, Bút và Bút đánh dấu: Bút là một phần quan trọng của văn phòng phẩm, giúp ghi lại, chỉnh sửa, làm nổi bật các khía cạnh quan trọng của một tài liệu. Đặc biệt là các loại giấy in như giấy A4 là không thể thiếu.
• Sổ tay và bìa kẹp: Sổ tay và bìa kẹp hữu ích cho việc tối ưu hiệu quả tổ chức và nâng cao năng suất làm việc. 
• Lịch: Lịch chiếm hầu hết bàn làm việc và không gian văn phòng. Mặc dù máy tính, đồng hồ và điện thoại di động cho chúng ta biết ngày tháng, chúng ta được kết nối để xem lịch để kiểm tra ngày tháng và đánh dấu các cuộc hẹn quan trọng.
• Danh thiếp: Danh thiếp đại diện cho doanh nghiệp của bạn. Nó truyền tải thông tin kinh doanh quan trọng như chức danh, email, trang web, địa chỉ và số điện thoại. Đây cũng là điểm thông tin đầu tiên về hình ảnh tổng thể của bất kỳ doanh nghiệp nào.
• Phong bì, Tem, Nhãn gửi thư: Có thể được sử dụng để giới thiệu logo và tên doanh nghiệp của bạn với khách hàng. Chọn màu sắc rực rỡ để tăng thêm tính thẩm mỹ cho nhãn giao hàng và thu hút sự chú ý của khách hàng.

Nội thất văn phòng

Mua đồ nội thất văn phòng phù hợp sẽ giúp văn phòng của bạn trông chuyên nghiệp hơn. Nó phải thoải mái và dễ tiếp cận đối với tất cả nhân viên và khách hàng. Vì nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc trong một môi trường dễ chịu, việc lựa chọn và lắp đặt đồ nội thất văn phòng phù hợp giúp tăng tinh thần và năng suất của họ, do đó tăng hiệu quả và năng suất của họ. Sau đây là danh sách đồ nội thất văn phòng cần có cho tất cả các văn phòng:

• Bàn làm việc: Không gian làm việc được bố trí không đúng cách đã dẫn đến rất nhiều chấn thương vật lý ở lưng, cổ, vai, khớp, cơ, v.v. Đó là lý do tại sao bàn làm việc và bàn làm việc văn phòng là thiết bị văn phòng quan trọng có ảnh hưởng đến hiệu quả và năng suất của nhân viên. Bàn làm việc và bàn làm việc văn phòng thoải mái được bố trí đúng cách có thể góp phần tạo nên môi trường làm việc tối ưu cho nhân viên văn phòng.
• Ghế văn phòng: Sự thoải mái và công thái học là hai điều cần lưu ý khi quyết định chọn ghế văn phòng. Một chiếc ghế có tựa lưng, tựa đầu và ghế có thể điều chỉnh tốt là lựa chọn an toàn nhất. Cơ thể cảm thấy thoải mái và tốt hơn nhiều khi ngồi ở tư thế tự nhiên. Với một chiếc ghế công thái học và thoải mái, nhân viên có thể ngồi trong nhiều giờ mà không phải lo lắng về tư thế của mình.
• Tủ: Tủ là thiết bị văn phòng hữu ích và luôn có trong bất kỳ danh sách đồ nội thất văn phòng nào vì chúng cho phép lưu trữ và bảo quản hồ sơ và tài liệu và tránh lộn xộn. Có nhiều loại tủ khác nhau được thiết kế để đáp ứng nhu cầu lưu trữ của các loại nơi làm việc khác nhau. Những chiếc tủ này giúp bảo quản hồ sơ theo cách có tổ chức, đồng thời tận dụng không gian lưu trữ.

Thiết bị văn phòng khác

• Máy pha cà phê: Máy pha cà phê đã trở thành một phần thiết yếu của các thiết bị văn phòng. Do đó, tùy thuộc vào nhu cầu của nhân viên, bạn có thể lắp đặt máy pha cà phê văn phòng tốt nhất phục vụ mục đích này.
• Cốc và ly: Nếu văn phòng của bạn đã lắp máy pha cà phê, việc có cốc và ly là điều hiển nhiên. Cho dù đó là cốc nước hay trà hoặc cà phê hòa tan, cốc và ly đều hữu ích cho bất kỳ văn phòng nào và là vật dụng nhà bếp không thể thiếu cho văn phòng.
• Dao, kéo, thìa, bát: Nhiều nhân viên thích đựng thức ăn trong đĩa thay vì hộp đựng thức ăn. Văn phòng nên có dao kéo cơ bản như đĩa, thìa, nĩa và bát. Điều này cũng phụ thuộc vào kích thước, sở thích và ngân sách. Tên hoặc thiết kế của công ty có thể được in trên các mặt hàng dao kéo.
• Máy lọc nước: Máy lọc nước đứng đầu danh sách các thiết bị văn phòng. Việc lựa chọn máy lọc nước phù hợp chủ yếu phụ thuộc vào số lượng người trong văn phòng. Ngoài ra, nó còn phụ thuộc vào không gian, kiểu dáng, sở thích (nóng hoặc lạnh) và số lượng vòi bạn muốn có trong máy lọc nước của mình.
• Vật dụng vệ sinh: Một văn phòng sạch sẽ và được bảo dưỡng tốt sẽ tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời cho bất kỳ ai bước vào. Hơn nữa, nhân viên sẽ luôn cảm thấy thoải mái khi làm việc trong một môi trường sạch sẽ và vệ sinh. Có một số vật dụng vệ sinh cần thiết cho môi trường này.
• Bảng văn phòng: Chúng có thể được sử dụng ở nhiều nơi để làm bảng thông báo chia sẻ thông tin, ghi chú, trích dẫn, ảnh và nhiều thứ khác. Kiểu dáng và kích thước là hai yếu tố chính cần lưu ý khi mua.
• Bộ sơ cứu: Một bộ dụng cụ sơ cứu được trang bị đầy đủ là vật dụng thiết yếu cho mọi văn phòng. Khi có quá nhiều người làm việc trong văn phòng, tốt hơn hết là bạn nên chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp.

Trên đây là danh sách 15 loại thiết bị văn phòng không thể thiếu mà Thiên Phúc muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn được những thiết bị phù hợp nhất cho văn phòng, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và tạo dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Hãy luôn cập nhật những xu hướng công nghệ mới nhất để trang bị cho văn phòng những thiết bị hiện đại và hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm địa chỉ cung cấp dịch vụ mua và cho thuê máy photocopy uy tín tại TP.HCM, hãy đến với Thiên Phúc Copier. Chúng tôi tự hào là nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp với hơn 10 năm kinh nghiệm, cam kết mang đến cho khách hàng:

• Máy photocopy chính hãng, chất lượng cao từ các thương hiệu uy tín.
• Giá cả cạnh tranh, nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn.
• Dịch vụ tư vấn, hỗ trợ khách hàng tận tâm, chu đáo.
• Đội ngũ kỹ thuật viên tay nghề cao, đảm bảo sửa chữa, bảo trì máy nhanh chóng, hiệu quả.