Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chỉ cách sử dụng máy photocopy Ricoh để tự in phong bì, bì thư nhanh, đẹp, tiết kiệm chi phí. Từng bước từ chuẩn bị file đến cài đặt và thiết lập in, giúp bạn dễ dàng tạo ra ấn phẩm mang đậm văn hoá doanh nghiệp, gây ấn tượng với khách hàng.
Vì sao cần biết cách tự in phong bì, bì thư?
Việc thành thạo kỹ năng in phong bì, bì thư sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân tự chủ từ việc chuẩn bị thiết kế đến lựa chọn chất liệu, mang đậm dấu ấn thương hiệu và cá tính riêng. Khi bạn tự thiết lập in phong bì, bì thư, màu sắc, logo, font chữ hay thông điệp đều được căn chỉnh theo ý muốn, tạo điểm nhấn độc đáo trong ánh nhìn của đối phương. Điều này không chỉ thể hiện sự tinh tế trong từng chi tiết mà còn giúp khách hàng nhanh chóng nhận diện thương hiệu, tăng cường khả năng ghi nhớ và dễ dàng phân biệt với đối thủ. Một phong bì in ấn chỉn chu, đồng nhất sẽ khiến khách hàng cảm thấy bạn quan tâm đến trải nghiệm và chất lượng dịch vụ ngay từ lần tiếp cận đầu tiên.
Thêm vào đó, việc chủ động in phong bì, bì thư còn góp phần tạo dựng ấn tượng chuyên nghiệp, khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Khi phong bì, bì thư được gắn liền với bộ nhận diện thương hiệu, khách hàng sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp và tin tưởng hơn vào năng lực của công ty. Chính sự chuyên nghiệp này sẽ đồng thời giúp giảm thiểu rủi ro sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí so với việc thuê ngoài. Vì vậy, hãy nắm vững cách tự thiết lập in phong bì, bì thư để nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp và tạo ấn tượng tích cực từ ngay bước giao tiếp đầu tiên với khách hàng.
Cách tự in phong bì, bì thư bằng máy photocopy Ricoh
Để tự in phong bì, bì thư mang đậm dấu ấn cá nhân bằng máy photocopy Ricoh, bạn cần thực hiện 4 bước cơ bản dưới đây.
Bước 1: Đối chiếu kích thước bì thư
Đối chiếu kích thước bì thư (chiều dài, chiều rộng) với file thiết kế để đảm bảo trùng khớp, hạn chế bị lệch tỷ lệ khi in ra.
Bước 2: Khai báo vào driver của máy photocopy
- Truy cập vào trang quản trị máy in Control Panel > All Control Panel Items > Devices and Printers.
- Click chuột phải vào máy in bạn chọn để in phong bì, bì thư > Printer Properties.
- Trong mục Advanced Options, chọn Register Custom Paper Size…
- Đặt tên cần khai báo cho file in trong ô Name > Tùy chỉnh kích thước chiều rộng/chiều ngang (Width) và chiều dài/chiều dọc (Length) của phong bì, bì thư > Modify > OK.
Bước 3: Khai báo tại máy photocopy
- Tại giao diện chính máy photocopy Ricoh, chọn User Tools.
- Chọn Tray Paper Settings để thiết lập khay giấy.
- Chọn khay giấy muốn in là khay tự động (Tray Paper Size 1; Tray Paper Size 2) hoặc khay Bypass (Printer Bypass Paper Size).
- Chọn Custom Size > Change Size.
- Khai báo kích thước bìa thư trùng lặp với kích thước đã khai báo vào driver máy photocopy > OK > OK.
- Trong trường hợp bạn sử dụng loại giấy dày để in phong bì, bì thư, trong màn hình Tray Paper Settings, chọn Next.
- Bấm vào Paper Type: Bypass Tray.
- Chọn loại giấy Thick Paper 1 hoặc Thick Paper 2 tuỳ vào định lượng giấy > OK > Exit.
- Khi đặt bì thư vào máy photocopy, hãy xoay bì thư sao cho mặt có keo dán (mặt gập dán) hướng lên trên. Đặt bì thư vào khay nạp giấy theo chiều dọc (Portrait). Ưu tiên đặt bì thư theo chiều dọc để đảm bảo nội dung in không bị mất/chắn mép do lệch khổ giấy.
Lưu ý:
- Với bì thư có kích thước lớn hơn khổ A4: chỉ đặt giấy theo chiều dọc.
- Với bì thư có kích thước khổ A5 trở xuống: có thể đặt giấy theo cả chiều dọc lẫn chiều ngang.
Bước 4: In phong bì, bì thư
- Mở file thiết kế phong bì, bì thư lên > Chọn Print > Chọn Properties.
- Tại Document Size chọn kích thước đã khai báo trước đó. Tại Input Tray chọn khay in bìa thư > OK > Sau khi hoàn thành thiết lập, chọn OK để in.
Tổng kết
Việc thành thạo kỹ năng in phong bì, bì thư đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Tự thực hiện quy trình in phong bì, bì thư giúp tối ưu chi phí, giảm thiểu sai sót so với việc đặt in bên ngoài, đồng thời tăng tính linh hoạt khi cần điều chỉnh nhanh chóng. Qua đó, mỗi chiếc phong bì, bì thư trở thành công cụ truyền thông hiệu quả, tạo ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ lần giao tiếp đầu tiên và giúp khách hàng luôn có ấn tượng sâu sắc về thương hiệu.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc chuẩn bị thiết bị in ấn và cài đặt khi in phong bì, bì thư, đừng ngần ngại lựa chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy Thiên Phúc. Đội ngũ kỹ thuật của Thiên Phúc luôn sẵn sàng hỗ trợ trực tiếp, hướng dẫn chi tiết từng bước từ thiết lập khay giấy, tùy chỉnh kích thước cho đến xử lý các sự cố xảy ra. Với dịch vụ chuyên nghiệp, Thiên Phúc sẽ đảm bảo mang tới bản in sắc nét, tối ưu bộ nhận diện và tiết kiệm tối đa thời gian. Hãy liên hệ ngay để nhận được hỗ trợ nhanh chóng!
