tin tức thiên phúc copier

Hướng Dẫn Lấy File Scan Từ Máy Photo Ricoh | Cài Đặt Scan Hai Mặt

Tổng hợp 04 cách lấy file scan từ máy photo Ricoh nhanh chóng và dễ dàng nhất. Thao tác bao gồm các bước: Kiểm tra tín hiệu kết nối đến máy photocopy, chia sẻ thư mục chứa tệp tin, thiết lập thông sốtại máy tính và tiến hành gửi file scan từ máy photo về thư mục lưu trữ. Hãy cùng máy văn phòng Thiên Phúc tìm hiểu chi tiết các bước ngay sau đây nhé.

Quy trình gửi file scan từ máy photocopy Ricoh về máy tính sẽ gồm những bước nào?

  • Bước 1: Máy photocopy ricoh là dòng máy scan màu và có khả năng scan 02 mặt của tài liệu. Tài liệu sẽ được quét (scan) trực tiếp qua mặt gương hoặc bộ ADF (bộ đảo mặt tự động), tài liệu sẽ được chuyển sang dạng điện tử , sau đó tài liệu scan sẽ được lưu tạm vào bộ nhớ máy của máy Ricoh.
  • Bước 2: Máy photocopy Ricoh sẽ thực hiện các bước xác thực tài khoản người dùng. Sau đó file scan sẽ được chuyển tiếp đến thư mục được lưu trên máy tính của người dùng, nhân viên trong công ty, cơ quan đó qua hệ thống mạng nội bộ của công ty, cơ quan.
  • Bước 3: Người dùng kiểm tra trong thư mục đã chia sẻ để chứa file scan đã có file hay chưa. Có đúng định dạng PDF hay JPEG chưa, độ nét có đảm bảo hay không. File scan có bị xéo hay lệch hay file scan bị sọc xanh hay không ? Nếu đã hài lòng với kết quả thì bạn đã máy photocopy Ricoh đã hoàn thành xong quy trình scan file.

Ưu điểm của chức năng scan file về folder: Tính năng này trên dòng máy Ricoh có độ bảo mật cao, File scan của người dùng nào sẽ chỉ người đó biết, không như scan máy photocopy TOSHIBA tất cả đều lưu chung trên ổ cứng máy TOSHIBA mà còn chia sẽ rộng rãi ai cũng có thể thấy. Như vậy ta có thể ngăn chặn được vấn đề lộ thông tin ra ngoài khi sử chức năng scan folder ricoh.

Với hệ thống bảo mật của Windows 10 và Windows 11 ngày nay thì việc người dùng cài đặt để lấy file scan từ máy photocopy cũng khá phức tạp. Tuy nhiên, Thiên Phúc đã tổng hợp được 04 cách giúp các bạn có thể dễ dàng thực hiện nhanh chóng và thành công.

CÁCH LẤY FILE SCAN TỪ MÁY RICOH NHANH CHÓNG (KHÔNG CẦN CÀI ĐẶT)

    • BƯỚC 1: Tại giao diện SCAN của máy photocopy, chọn STORE FILE

cach lay file scan ricoh nhanh chong 1

    • BƯỚC 2: Chọn STORE TO HDD

cach lay file scan ricoh nhanh chong 2

    • BƯỚC 3: Đặt tài liệu cần SCAN vào khay tự động hoặc mặt Gương của máy photocopy và bấm nút START

cach lay file scan ricoh nhanh chong 3

    • BƯỚC 4: Truy cập vào Web Image Monitor của máy Photocopy Ricoh bằng cách nhập địa chỉ IP hiện tại của máy Photocopy vào trình duyệt CHROME. Sau đó vào mục DOCUMENT SERVER -> Tìm đến file SCAN vừa scan, chọn PDF và tải file SCAN xuống máy tính. Lưu trữ và đặt lại tên file Scan của mình theo ý muốn.

cach lay file scan ricoh nhanh chong 4

Trường hợp các bạn thường xuyên SCAN nhiều tài liệu thì nên cài SCAN FOLDER cố định theo 1 trong 3 cách dưới đây

3 CÁCH CÀI SCAN FOLDER NÂNG CAO CHO MÁY PHOTOCOPY RICOH

Chúng tôi xin giới thiệu 1 số thuật ngữ chuyên ngành hệ thống mạng trước khi tiến hành chi tiết để các bạn có thể thao tác dễ dàng hơn.

  • Mạng nội bộ ( Local Network): Là hệ thống kết nối các máy tính trong cùng 1 cơ quan, công ty doanh nghiệp, giúp ta có thể Scan, chia sẻ in ấn mà hoàn toàn không phụ thuộc mà mạng toàn cầu ( Internet). Nói cho dễ hiểu là ngay cả khi không lên được mạng, không vào được Google hay Facebook vẫn có thể scan và in bình thường.
  • Quyền truy cập thư mục ( Permission to access Folder): Nghĩa là mình cho phép ai vào máy mình lấy tài liệu thì người đó mới được vào, còn không thì họ không vào được.
  • Xác thực người dùng (User Authentication): Là thông tin tài khoản của mình đăng ký trên Web quản lý của máy photocopy Ricoh để có thể scan.
  • Đường dẫn (Path): Đường dẫn đến cái thư mục của người dùng để Ricoh biết mà gửi file về đó.
  • Tên người dùng ( User Name) : Là tên của người dùng trên máy tính của mỗi người dùng để xác thực khi Ricoh gửi file về. Lưu ý, tên người dùng User name khác với tên máy Machine Name. Nên khi đăng ký scan trên website Ricoh, “Login user name” chính là tên người dùng ( xem trong User Accounts trong Control Panel) còn Path thì lấy tên Machine Name. Lát xem hướng dẫn sẽ hiểu.

Trước khi cài scan folder ricoh phải kiểm tra xem máy tính đã kết nối được với máy photocopy RICOH chưa bằng cách Start -> RUN -> gõ CMD rồi Enter. Gõ tiếp câu lệnh: ping <địa chỉ ip máy photo> enter. Ví dụ: Địa chỉ 192.168.10.202 là địa chỉ máy Photocopy của mình, gõ: ping 192.168.10.202. Nếu báo Reply… thì kết nối còn báo Request Time Out hoặc Destination Unreachable thì chưa làm SCAN được.

Video hướng dẫn kiểm tra địa chỉ IP và kiểm tra kết nối máy Photocopy Ricoh

YouTube player

CÀI SCAN FOLDER THEO GIAO THỨC SAMBA (SMB)

CÀI SCAN FOLDER TRÊN WIN 7, WIN 8, WIN 10, WIN 11

  • Bước 1: Tạo 1 thư mục mới đặt tên SCAN ngoài Desktop của máy tính, rồi share full quyền cho thư mục đó => Every One => Full Control. Bạn nào không thực hiện được thì tải phần mềm “CÀI ĐẶT SCAN TỰ ĐỘNG CHO WIN 10“, phần mềm sẽ tự share 1 Folder Scan trong ổ đĩa D của bạn.
  • Bước 2:Vào Control Panel -> Windows Firewall và turn off nó đi.
  • Bước 3: Vào trang web quản lý của máy Ricoh, mở trình duyệt Chrome gõ địa chỉ máy photo vào. Ví dụ: 192.168.10.202 sẽ ra được giao diện màn hình quản lý của Ricoh (Giống Clip Check IP ở trên). Trường hợp gõ đúng địa chỉ rồi mà không vào được, liên hệ Hotline : 0986.227.177 mình sẽ chỉ cho.
  • Bước 4: Nhìn bên góc phải bên trên thấy chữ Logon. Nhấp vào, đăng nhập với User: admin Password: (để trống).
  • Bước 5: Nhìn bên phía tay trái thấy mục Address Book. Click vào. Rồi chọn Add User.
  • Bước 6: Gõ tên người dùng Name và Key Display. Hai cái này gõ gì cũng được, Key Display sẽ là cái tên hiển thị trên màn hình Ricoh.
  • Bước 7: Tại mục Folder Authentication. Gõ User name trong User Account và mật khẩu. Mật khẩu này là mật khẩu mở máy tính của người đó. Nếu không có thì bỏ qua.
  • Bước 8: Tại mục Path. Điền đường dẫn tới thư mục Scan bằng cách. Click chuột phải My Computer chọn Properties, xem tên máy là gì, sau đó vào Start-> Run -> \\tên máy tính. Ví dụ tên máy tính mình là kythuat gõ: \\kythuat\scan.
  • Bước 9: Bấm Save and Add Another => Logout. Bây giờ lên máy Photocopy Ricoh, bỏ thử 1 file vào scan, chọn tên người dùng vừa đặt ở Bước 6 rồi Start. File sẽ được gửi về thư mục SCAN.

Nếu thấy phức tạp quá, đọc không hiểu thì coi clip sau đây nhé !!!

YouTube player

Trường hợp đã làm theo hướng dẫn mà vẫn không được thì hãy cài SCAN Folder theo cách cài trên Win 8 Win 10 dưới đây nhé !

CÀI SCAN FOLDER THEO GIAO THỨC FTP SERVER

Đối với Win 8, Win 10, Win 11 trở lên, việc Scan và gửi file về thư mục máy tính trở nên khó khăn hơn nhiều khi hãng Microsoft đã nâng cấp bảo mật trên các hệ điều hành này. Cụ thể, giao thức Samba chia sẻ file nội bộ được nâng từ Version 1 lên Version 2/3. Chính vì thế, việc scan folder từ máy Ricoh sẽ bị chặn lại và không gửi file về được.

lỗi smb trên win 10

 

Một số dòng máy sau này như Ricoh đuôi 3, 4, 5 (Ricoh 3053, Ricoh 4054, Ricoh 5055…) thì đã được nâng cấp SMB V2/3 trong Network System rồi nên các bạn cài bình thường như cài Scan Ricoh Folder cho Win 7 phía trên. Còn những dòng Ricoh đuôi 0 1 2 (Ricoh 3350, Ricoh 2851, Ricoh 4002…) nếu không Update Firmware cho máy Ricoh thì sẽ không scan bằng giao thức SMB được nhé mà phải cài Scan bằng giao thức FTP cho Win 8, Win 10, Win 11.

CÀI SCAN FOLDER BẰNG GIAO THỨC FTP TRÊN WIN 8, WIN 10, WIN 11

Để cài scan folder cho máy Ricoh trên Win 8, Win 10, Win 11 chúng ta cần chuẩn bị như sau:

  • Bước 1: Tải phần mềm tạo Server FTP trên máy tính. Hiện có rất nhiều phần mềm nhưng dễ sử dụng nhất và cài đặt nhanh chóng nhất vẫn là phần mềm FILE ZILLA SERVER. Tải về và cài đặt phần mềm. Cứ bấm Next tới là được. Link tải đây: DOWNLOAD HERE. Nếu có hỏi pass thì nhập thienphuc2016
  • Bước 2: Tạo 1 folder để chứa file scan. Để ở đâu cũng được, ngoài Desktop hoặc ổ D E gì cũng được. Không cần share các bạn nhé !
  • Bước 3: Tạo 1 tài khoản nội bộ bên trong phần mềm FILE ZILLA. Lưu ý, tránh đặt trùng tên với User của máy tính. Cứ đặt như mình đây là đảm bảo không trùng. User name: scan | Password: 123
  • Bước 4: Mở trình duyệt Google Chrome, gõ địa chỉ IP của máy photo vào để Login vào Web Image Mornitor (giao diện quản lý của máy photo). Đăng nhập với tài khoản mặc định là Admin, password để trống.
  • Bước 5: Vào mục Address Book -> Add User Name -> Name và Key Display (đặt tên của mình để hiện thị lúc chọn scan ngoài máy Photo) -> Folder Authentication (Chọn Specify, nhập tên tài khoản lúc nãy tạo là scan ; mật khẩu chọn “Change” rồi nhập 123) -> Mục Protocol (chuyển từ SMB sang FTP) -> Mục Server Name (nhập địa chỉ IP của máy tính) -> OK
  • Bước 6: Tắt tường lửa FIRE WALL / Tường lửa phần mềm Diệt Virus đặc biệt là Kaspersky Internet Security
  • Bước 7: Lại máy photo, chọn tên vừa tạo, bỏ giấy vào và scan thử.

Mình có làm video hướng dẫn scan folder bằng giao thức FTP đây rồi. Các bạn tham khảo theo nhé !

YouTube player

CÀI SCAN FOLDER THEO GIAO THỨC TWAIN KẾT HỢP PHẦN MỀM FOXIT READER

Giao thức TWAIN được tích hợp sẵn trong các thiết bị máy Ricoh, nó cho phép các phần mềm giao tiếp trực tiếp với máy Ricoh. Cách scan qua giao thức TWAIN kết hợp với phần mềm đọc PDF cho phép bạn scan và lưu file vào thư mục trên máy tính tương tự như cách scan folder trên.

Ưu điểm: Cài đặt nhanh chóng, dễ dàng sử dụng, ít bị hạn chế, bị chặn bởi các phần mềm diệt virus.

Nhược điểm: Phải cài đặt driver Scan cho từng dòng máy. Thao tác scan thủ công hơi nhiều, tốc độ không nhanh lắm so với cách scan folder ở trên. Tuy nhiên, nó cũng là cách hữu ích khi những cách trên làm không được.

Cách cài đặt scan folder qua giao thức TWAIN trên máy photocopy Ricoh như sau:

  • Bước 1: Gõ từ khóa Driver Ricoh + “mã máy của bạn”. Ví dụ mình cài máy Ricoh 3054 thì mình gõ “Driver Ricoh 3054”. Sau đó vào kết quả đầu tiên có dạng như sau:
scan twain ricoh 1
  • Bước 2: Vào mục Scanner Driver và tải xuống Driver Twain
scan twain ricoh 2
  • Bước 3: Chạy file vừa tải xuống, cài đặt. Ở đây các bạn cứ bấm Next tới là được.
scan twain ricoh 3
  • Bước 4: Sau khi cài đặt xong, bấm START gõ Network Connection Tool. Tìm tới phần mềm vừa cài và mở nó lên. Giao diện phần mềm như dưới đây. Các bạn nhập địa chỉ IP của máy photocopy của các bạn vào nhé ! Video hướng dẫn coi địa chỉ IP ở trên, cuộn lên coi và làm nếu quên rồi. Thao tác xong thì bấm OK OK nhé !
scan twain ricoh 4
  • Bước 5: Mở phần mềm FOXIT Reader lên. Nếu chưa có thì tải xuống tại đây “DOWNLOAD HERE”. Tải xuống, mở file cài đặt, bấm Next tới là xong. Sau khi cài đặt phần mềm Foxit Reader, mở lên và thao tác như hình. Mình đã có diễn giải các chức năng ở đó. Chỉ có cái mặt gương hay ADF là khó hiểu nhất thôi. Nghĩa là, nếu scan giấy trên khay tự động ở nắp trên thì chọn “FEEDER” còn scan giấy ở mặt gương thì chọn “FLATBED”. Sau khi bỏ giấy xong và chọn như hình thì bấm SCAN là máy nó sẽ scan thôi.
scan twain ricoh 5
  • Bước 6: Máy sẽ tự kéo giấy và trả về kết quả về phần mềm Foxit Reader. Các bạn SAVE file về nơi cần lưu trữ ở máy tính. Còn nếu muốn scan tiếp thì chọn “SCAN MORE PAGES”
scan twain ricoh 6

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG SCAN TRÊN MÁY PHOTOCOPY RICOH

HƯỚNG DẪN SCAN 2 MẶT TRÊN MÁY PHOTOCOPY RICOH

Scan 2 mặt hoặc scan nhiều trang gom lại thành một file PDF sẽ thực hiện tương tự một cách như nhau.

***Trường hợp scan trên khay tự động ADF

    • Bước 1: Tại giao diện scan của máy Ricoh, chọn “Original Feed Type” -> 2 Sided Original -> Top to Top – 2 Sides.

hướng dẫn scan 2 mặt ricoh

    • Bước 2: Bỏ giấy trên khay ADF, khay sẽ tự động kéo tài liệu và tự động đảo 02 mặt.

cach lay file scan ricoh nhanh chong 3

    • Bước 3: Chọn Folder -> Chọn tên máy tính cần gửi file về. Sau đó bấm START để tiến hành scan.

giao diện scan folder - thienphuc.vn

***Trường hợp scan dưới mặt gương

Trường hợp này thường các bạn sẽ scan sách (scan book) hoặc scan căn cước công dân, sổ bảo hiểm xã hội (bhxh)… Các bạn cũng thực hiện tương tự như cách trên là sẽ scan được nhiều trang trên cùng một file PDF.

HƯỚNG DẪN SCAN FILE THÀNH FILE PDF VÀ HÌNH ẢNH

Nếu bạn muốn scan tài liệu dạng hình ảnh để có thể chỉnh sửa lại bằng các công cụ chỉnh ảnh thì bạn phải chuyển định dạng file scan thành dạng TIFF/JPEG. Cách thực hiện như sau:

  • Bước 1: Tại giao diện scan của máy Ricoh chọn “Send File Type/Name“.
  • Bước 2: Chọn Single Page -> TIFF/JPEG. Tại đây các bạn cũng có thể đặt tên file scan của mình tại mục File Name. Hoặc đặt mật khẩu cho file scan tại mực Security Setting…
  • Bước 3: Tiến hành chọn folder máy tính nhận và bấm START.

scan file pdf hoặc hình ảnh jpeg


TẢI PHẦN MỀM CÀI ĐẶT SCAN RICOH WIN 10

Bản dành cho A/e Kỹ thuật Thiên Phúc
Tải phần mềm cài đặt: DOWNLOAD

Khắc phục lỗi TLS khi cài phần mềm “Scan Ricoh Win 10” trên Win 7

Bản 32 bit

Bản 64 bit

THÔNG TIN TÁC GIẢ:

NAME: LÊ NHÂN

PHONE: 0938.36.56.76 – 0986.22.7177

EMAIL: ITNHAN.LE@GMAIL.COM – NHANLE@THIENPHUC.VN

     Bài  viết dưới đây thuộc bản quyền của Công ty MÁY VĂN PHÒNG THIÊN PHÚC – Chuyên bán máy photocopy giá rẻ – cho thuê máy photocopy , bán cho thuê máy photocopy khu công nghiệp. NGHIÊM CẤM sao chép, copy đăng bài lên những trang khác. Xin cảm ơn !

Tags: Cho thuê máy photocopyBán máy photocopy