5 Cách Khắc Phục Máy In Bị Lỗi Font Chữ Nhanh Chóng, Dễ Dàng

Sử dụng font chữ đúng không chỉ giúp tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tính nhất quán trong quá trình in ấn. Khi máy in bị lỗi font chữ, công việc của bạn có thể bị gián đoạn. Vậy nguyên nhân do đâu làm xuất hiện tình trạng lỗi font chữ khi in​? Cách khắc phục như thế nào? Thiên Phúc Copier sẽ đồng hành cùng bạn tìm ra các giải pháp tối ưu nhất thông qua bài viết sau.

Nguyên nhân làm máy in bị lỗi font chữ​

Bạn đã bao giờ gặp phải tình huống chữ bị méo, bị mất nét, sai kích thước? Đó có thể là dấu hiệu máy đã bị lỗi font chữ khi in. Vấn đề thường xảy ra khi các phần mềm và hệ thống máy tính không đồng nhất về font chữ dẫn đến việc xung đột. Ngoài ra, người sử dụng có thể gặp lỗi font chữ khi tải về file Word/Excel từ Google. Chính vì vậy, việc sử dụng font chữ sao cho hợp lý là việc vô cùng quan trọng.

Để khắc phục tình trạng máy in bị lỗi font chữ kịp thời, bạn cần nắm rõ các nguyên nhân sau đây nhằm đưa ra hướng giải quyết phù hợp. 

Font chữ văn bản không tương thích với máy in, máy photocopy

Tại sao cùng một văn bản nhưng khi in ấn kết quả lại xuất hiện những ký tự lạ hoặc chữ bị lỗi font? Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ sự không tương thích giữa font chữ với máy in, máy photocopy, đặc biệt là đối với các font chữ chuyên dụng như chữ Trung Quốc, công thức toán học hay những font chữ mới chưa được cập nhật vào thư viện font. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bản in và tạo ra nhiều bất tiện cho người dùng.

Driver cài đặt không đúng với model thiết bị

Driver (hay còn hiểu là trình điều khiển) và phần mềm cùng thực hiện chức năng quan trọng là kiểm soát đầu ra. Nếu cài đặt driver không đúng phiên bản hoặc không phù hợp với model thiết bị đang sử dụng sẽ dẫn tới tình trạng in bị lỗi font chữ, khiến cho các thiết bị hoạt động không ổn định, máy tính sẽ gặp khó khăn trong việc kết nối với máy in, dẫn đến chất lượng bản in bị ảnh hưởng đáng kể.

Cấu hình in không phù hợp

Một trong những nguyên nhân tiếp theo gây nên tình trạng máy in bị lỗi font chữ đó chính là cấu hình in không phù hợp. Đây như là một “cơ quan đầu não” khi tất cả quy trình liên quan đến in ấn từ loại giấy, kích thước giấy, chất lượng in, cho đến cách sắp xếp các trang giấy đều được thiết lập từ đây. Các vấn đề như lỗi font chữ khi in ra giấy, giấy bị kẹt hay bản in mờ nhòe thường xuất phát từ việc thiết lập sai các thông số của loại giấy, kích thước giấy và độ phân giải khi in.

Quá trình truyền dữ liệu gặp lỗi

Quá trình truyền dữ liệu là chuyển thông tin từ máy tính đến máy in, máy photocopy thông qua Wifi, cổng USB,… nhằm tạo ra các bản in chất lượng. Trong đó, thông tin về font chữ, kích thước, màu sắc… sẽ được truyền đi để máy in, máy photocopy tiếp nhận và thực hiện lệnh in. Nếu quá trình này gặp sự cố, dữ liệu về font chữ có thể bị sai lệch, dẫn đến việc máy in bị lỗi font chữ. 

Các tệp tin font bị hỏng hoặc bị mất

Nguyên nhân này có thể xuất phát trong quá trình cài đặt hoặc cập nhật hệ điều hành. Các thay đổi trong hệ thống sẽ làm ảnh hưởng đến vị trí lưu trữ hoặc cấu trúc của các tệp font chữ. Những yếu tố cấu thành tình trạng này bao gồm: lỗi phần cứng, xóa hoặc di chuyển tệp tin font không đúng, tác động của phần mềm độc hại dẫn đến sự cố máy in bị lỗi font chữ.

5 cách khắc phục máy in bị lỗi font chữ

Dưới đây là 5 cách khắc phục nhanh chóng, dễ dàng mà không kém phần hiệu quả đã được Thiên Phúc Copier tổng hợp lại nhằm giúp các bạn cải thiện tình trạng lỗi font chữ.

Xuất file sang dạng PDF

Để tránh được các vấn đề về lỗi font chữ khi in; người dùng có thể cân nhắc việc xuất file Word/Excel sang dạng PDF. Vì file PDF sẽ giảm thiểu được các lỗi về font chữ, lỗi định dạng không mong muốn. Đồng thời có thể bảo toàn bố cục của tài liệu trên các loại thiết bị khác nhau. Bạn có thể thực hiện việc xuất file sang dạng PDF theo hướng dẫn sau đây của Thiên Phúc:

• Bước 1: Mở file Word/Excel bạn muốn xuất.
• Bước 2: Click vào tab File ở góc trên bên trái.

• Bước 3: Chọn Xuất hoặc Export > chọn Tạo PDF/XPS.

• Bước 4: Cuối cùng, nhấn Publish để quá trình chuyển đổi file được bắt đầu.

Sau khi có file PDF, bạn có thể mở bằng Adobe Acrobat Reader hoặc các phần mềm xem PDF khác.

• Bước 1: Mở file PDF vừa tạo.
• Bước 2: Chọn biểu tượng máy in hoặc vào menu File > Print.
• Bước 3: Trong hộp thoại In, tìm và tích vào tùy chọn Print As Image hoặc Image Quality. Tùy chọn này có thể nằm trong tab Advanced hoặc Properties.
• Bước 4: Tùy chỉnh độ phân giải và chất lượng hình ảnh để phù hợp với nhu cầu in ấn.
• Bước 5: Click Print để bắt đầu in.

Cài lại driver chính hãng

Người dùng cần kiểm tra thường xuyên các bản cập nhật driver tương thích với hệ điều hành và model máy in của mình nhằm cải thiện hiệu năng. Bạn có thể tìm kiếm và tải xuống phiên bản driver chính hãng từ trang web của Thiên Phúc Copier. 

Các bước cài đặt driver mới có thể thực hiện như sau:

• Bước 1: Chọn bản driver mới nhất từ các trang web chính thống.
• Bước 2: Click chọn Control Panel trên máy tính của bạn > chọn Device Manager.
• Bước 3: Tìm kiếm vào tên của máy in trong danh sách những thiết bị đã từng kết nối.
• Bước 4: Chọn Uninstall nhằm gỡ bỏ phiên bản driver cũ của máy.
• Bước 5: Khởi động lại máy tính.
• Bước 6: Giải nén file driver mới tải về.
• Bước 7: Chạy file setup để cài đặt phiên bản driver mới. 
• Bước 8: Làm theo sự chỉ dẫn để hoàn tất quy trình cài đặt, đồng thời khởi động lại máy tính. Sau đó thử scan một số bản thảo xem tình trạng lỗi về font chữ đã được khắc phục chưa.

Khởi động lại máy in

Việc khởi động lại máy in, làm máy in khôi phục về trạng thái ban đầu có thể khắc phục được phần nào việc lỗi font chữ. Để có thể “chữa cháy” cho sự cố máy in bị lỗi font chữ, bạn có thể tham khảo một số bước khởi động lại máy in dưới đây nhằm khắc phục nhanh chóng, hiệu quả:

• Bước 1: Mỗi máy in đều có tích hợp nút nguồn Power, ấn vào nút nguồn để tắt máy in.
• Bước 2: Chờ khoảng 5 – 10s để máy in đã tắt hoàn toàn.
• Bước 3: Sau đó, nhấn nút nguồn để máy in khởi động trở lại.
• Bước 4: Chờ đợi máy in hoàn tất quá trình bật nguồn. Sau khi máy in đã lên nguồn, bạn có thể sử dụng bình thường.

Kiểm tra cài đặt in

Lỗi font chữ có thể bắt nguồn từ việc cài đặt in trên máy tính không đúng. Máy tính không thể nhận và gửi lệnh in dẫn đến tình trạng máy in bị lỗi font chữ. Để giải quyết được vấn đề này, người dùng cần kiểm tra và điều chỉnh cài đặt font chữ trong phần mềm in ấn. Đảm bảo các thiết lập này phù hợp để máy in có thể nhận và xử lý lệnh in chính xác và nhanh chóng.

Kiểm tra font chữ mà máy in hỗ trợ

Hiện nay, có một số thiết bị máy in, máy photo yêu cầu về font chữ cụ thể nhằm đảm bảo chất lượng bản in không gặp phải sự cố về lỗi font chữ khi in. Bạn có thể kiểm tra xem máy in có hỗ trợ font chữ mà bạn đang sử dụng hay không tại trình điều khiển máy in. Nếu font chữ bạn đang sử dụng không nằm trong danh sách thì hãy thử chuyển sang các font phổ biến khác và tiến hành in lại.

Những lưu ý nhằm hạn chế tình trạng máy in bị lỗi font chữ​

Máy in bị lỗi font chữ là một vấn đề khá phổ biến với hầu hết người sử dụng. Hãy cùng Thiên Phúc Copier lưu ý những điểm sau đây để hạn chế tình trạng này nhé!

Lựa chọn kích thước và font chữ phù hợp

Việc lựa chọn font chữ không chỉ dựa trên sở thích cá nhân mà còn phải phù hợp nhằm hạn chế tối đa sự cố in bị lỗi font chữ trong quá trình in ấn. Thông thường, người sử dụng thường ưu tiên lựa chọn các font chữ phổ biến như Times New Roman, Arial hoặc Roboto vì đây là những định dạng phông chữ tương thích hầu hết với các loại máy in, máy photocopy.

Ngoài ra, lựa chọn kích thước font phù hợp không chỉ ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ mà còn tác động đến việc đọc văn bản của mọi người. Font chữ quá nhỏ có thể gây khó khăn cho người đọc, trong khi font chữ quá lớn lại làm cho bản in trở nên mất cân xứng và không được gọn gàng, có thể gây chồng chéo lên nhau khiến máy in bị lỗi font chữ. Kích thước font chữ tiêu chuẩn thường dao động từ 10pt đến 12pt cho văn bản chính và có thể lớn hơn đối với tiêu đề.

Kiểm tra tài liệu trước khi in

Đã bao giờ bạn in ấn một tài liệu quan trọng và nhận ra rằng tất cả các tiêu đề, nội dung đều bị lỗi font chữ khi in ra giấy? Chắc hẳn điều này đã gây ảnh hưởng rất nhiều đến hình ảnh chuyên nghiệp các cá nhân và tổ chức phải tiếp nhận những bản tài liệu gặp lỗi. Vì vậy, trước khi tiến hành in, bạn cần kiểm tra trước tại phần Xem trước khi in một cách kỹ lưỡng nhằm đảm bảo chất lượng bản in một cách toàn vẹn nhất.

Đảm bảo driver tương thích hệ điều hành

Nguyên nhân chính khiến máy in bị lỗi font chữ thường đến từ driver máy in hoặc phần mềm điều khiển. Khi các phần mềm này gặp vấn đề, chất lượng bản in cũng sẽ bị ảnh hưởng theo. Bạn nên truy cập vào trang web của nhà sản xuất máy in, đọc kĩ chỉ dẫn và cài đặt phiên bản driver tương thích với hệ điều hành máy tính và phiên bản máy in. Việc cập nhật driver thường xuyên không chỉ giúp khắc phục lỗi font chữ mà còn cải thiện hiệu suất hoạt động của máy in. 

Kiểm tra kết nối dữ liệu

Nhằm giúp quy trình in ấn diễn ra suôn sẻ, hãy chắc chắn rằng máy tính và máy in của bạn đã được kết nối đúng cách. Người dùng thường chủ quan và bỏ qua việc kiểm tra kết nối mà không biết đây chính là yếu tố chủ trọng nhằm tránh mất dữ liệu trong quá trình in ấn và giảm thiểu sự cố sai lệch về các font chữ khi in ra.

Khởi động lại máy in theo định kỳ

Đây là một trong những giải pháp đơn giản nhất nhưng đem lại hiệu quả cao trong việc khắc phục máy in bị lỗi font chữ. Khi người dùng khởi động lại máy in, bộ nhớ cache sẽ được làm mới và đảm bảo các quá trình hoạt động được khởi chạy lại một cách chính xác. Nhờ đó, khả năng xảy ra lỗi font chữ cũng giảm đi đáng kể, giúp bạn có được những bản in chất lượng cao và ổn định hơn. Ngoài ra, khởi động lại máy in theo định kỳ cũng giúp kéo dài tuổi thọ của máy, gia tăng công năng hoạt động của máy in, giúp thiết bị hoạt động bền bỉ hơn.

Với những chia sẻ trên, Thiên Phúc Copier hy vọng các bạn sẽ tích lũy được cho mình thêm nhiều kinh nghiệm nhằm khắc phục tình trạng máy in bị lỗi font chữ. Hãy truy cập và liên hệ với chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin mới nhất, đồng thời nhận tư vấn về các dòng máy in, máy photocopy phù hợp với văn phòng của bạn nhé!