Trong quá trình sử dụng máy văn phòng, không ít lần người dùng gặp tình trạng máy photocopy báo sai khổ giấy, khiến công việc bị gián đoạn, in ấn lỗi hoặc mất nhiều thời gian điều chỉnh. Vậy nguyên nhân thực sự là gì? Cùng Thiên Phúc tìm hiểu ngay dưới đây!
Nguyên nhân máy photocopy báo sai khổ giấy
Việc máy photocopy báo sai khổ giấy, loại giấy có trong khay thường đến từ 2 nguyên nhân chính sau đây:
- Chọn nhầm khay giấy khi in: Một trong những lý do cực kỳ phổ biến khiến máy photocopy báo sai khổ giấy chính là do người dùng thao tác chọn nhầm khay giấy. Ví dụ: bạn đặt giấy A5 vào khay được thiết lập cho giấy A4, nhưng khi thao tác in, bạn lại không chỉnh lại khay phù hợp. Máy photocopy lúc này “hoang mang” vì thấy kích cỡ giấy thực tế và cài đặt không khớp nhau, từ đó lập tức báo lỗi sai khổ giấy.
- Khai báo sai loại giấy: Máy hiển thị đúng kích cỡ giấy nhưng sai độ dày. Chẳng hạn như máy photocopy khai báo thiết bị đang sử dụng loại giấy A4 mỏng, nhưng trong thực tế bạn đang sử dụng giấy A4 định lượng dày hơn.
- Sử dụng chất lượng giấy không phù hợp: Thêm một nguyên nhân nữa gây ra lỗi sai khổ giấy máy photocopy đó là việc sử dụng sai loại giấy. Ở đây, máy photocopy báo sai khổ giấy không phải vì kích thước giấy sai, mà do độ dày và chất lượng giấy không đúng với thông số cài đặt mà nhà sản xuất khuyên dùng. Ví dụ: Máy đang khai báo in với loại giấy A4 thường (giấy mỏng khoảng 70-80gsm), nhưng thực tế bạn lại sử dụng giấy A4 định lượng cao hơn (100gsm, 120gsm,…). Lúc này, cảm biến máy không nhận diện đúng độ dày giấy, dẫn đến báo lỗi sai khổ giấy.
Cách khắc phục máy photocopy báo sai khổ giấy
- Bước 1: Bấm chọn User Tools trên màn hình chính máy photocopy.
- Bước 2: Chọn Tray Paper Settings.
- Bước 3: Bấm Next để qua trang > Chọn Paper Type: Tray 1.
- Bước 4: Chọn loại giấy Thick Paper 1 > OK.
Lưu ý sau khi khắc phục máy photocopy báo sai khổ giấy
Để hạn chế tình trạng máy photocopy cho thuê báo sai khổ giấy bị lặp lại, bạn hãy đọc kỹ các lưu ý sau:
- Luôn kiểm tra kỹ khay giấy và tùy chỉnh đúng loại khay tương ứng trước khi bấm lệnh in.
- Khi thay đổi loại giấy có độ dày khác biệt, đừng quên vào mục “Khai báo loại giấy“ để cập nhật chính xác. Việc này sẽ giúp tránh lỗi sai khổ giấy máy photocopy và kéo dài tuổi thọ thiết bị.
Tổng kết
Khai báo đúng khổ giấy và loại giấy sẽ giúp các bạn in ấn được đúng như ý muốn, hạn chế làm mất nội dung trong tài liệu. Dù lỗi máy photocopy báo sai khổ giấy có vẻ đơn giản, nhưng nếu không chú ý và xử lý kịp thời, việc đó có thể dẫn tới những hệ quả như kẹt giấy, hao mòn linh kiện, gây tốn chi phí sửa chữa không đáng có. Vì thế, luôn nhớ: kiểm tra khay giấy trước khi in, và cập nhật đúng loại giấy đang dùng nhé!
Nếu bạn còn đang “đau đầu” vì máy photocopy cứ báo sai khổ giấy liên tục, đừng ngần ngại liên hệ với kỹ thuật viên Thiên Phúc để được hỗ trợ kịp thời nhé!
