Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ trên toàn quốc, hoá đơn điện tử ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kế toán – tài chính của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của Thiên Phúc sẽ giúp bạn hiểu rõ hoá đơn điện tử là gì, điểm khác nhau giữa hóa đơn truyền thống và điện tử cũng như các lưu ý quan trọng khi sử dụng hoá đơn điện tử trong năm 2025, hỗ trợ bổ sung kiến thức thiết yếu dành cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam.
Hoá đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử là gì là câu hỏi mà nhiều người đặt ra khi tiếp cận với các quy định mới của cơ quan thuế. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử và do tổ chức hay cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, gửi, lưu trữ đồng thời quản lý bằng phương tiện điện tử.
Khác với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử không cần in ra giấy trực tiếp mà được tạo lập, ký số và gửi trực tiếp qua mạng Internet. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao tính minh bạch trong quá trình giao dịch.
So sánh hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy
Khi tìm hiểu hoá đơn điện tử là gì, không thể bỏ qua phần so sánh hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy. Có thể thấy, điểm khác nhau rõ rệt nhất giữa hai loại hóa đơn là về phương thức lưu trữ và bảo mật. Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 80% chi phí liên quan đến in ấn, vận chuyển và lưu trữ.
Bên cạnh đó, thêm một điểm khác nhau nổi bật nữa giữa hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là tính pháp lý được đảm bảo thông qua chữ ký số và hệ thống phần mềm quản lý hóa đơn được Tổng cục Thuế phê duyệt. Chính vì vậy, việc hiểu rõ hoá đơn điện tử là gì sẽ giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng.
>> Xem thêm: Cách Tính Thuế Thu Nhập Cá Nhân Đơn Giản Và Dễ Áp Dụng
Bảng so sánh hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy dưới đây sẽ giúp bạn thấy rõ những ưu điểm nổi bật mà hóa đơn điện tử mang lại:
| Tiêu chí | Hóa đơn giấy | Hóa đơn điện tử |
| Hình thức | In trên giấy | Dạng dữ liệu điện tử |
| Lưu trữ | Tốn không gian, dễ mất mát | Lưu trữ trực tuyến, dễ tìm kiếm |
| Thời gian phát hành | Mất thời gian in ấn, chuyển phát | Gửi ngay sau khi phát hành |
| Tính bảo mật | Dễ bị làm giả | Có chữ ký số, mã xác thực |
| Quản lý | Khó kiểm soát, dễ thất lạc | Quản lý bằng phần mềm, kết nối với cơ quan thuế |
Từ bảng trên, có thể thấy trong thời đại số, việc sử dụng hóa đơn giấy ngày càng bộc lộ nhiều hạn chế về tốc độ xử lý và nguy cơ thất lạc, sai sót. Vì vậy, chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là xu hướng tất yếu của quản trị doanh nghiệp hiện đại.
15 điều cần lưu ý khi sử dụng hoá đơn điện tử trong năm 2025
Khi đã hiểu rõ hoá đơn điện tử là gì, các doanh nghiệp cần ghi nhớ những lưu ý khi sử dụng hoá đơn điện tử dưới đây để đảm bảo tuân thủ pháp luật và vận hành hiệu quả:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy trình trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, được phép tích hợp với hệ thống của cơ quan thuế.
- Chữ ký số là bắt buộc đối với hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý.
- Đảm bảo nội dung hóa đơn đầy đủ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thời điểm lập hóa đơn phải trùng khớp với thời điểm giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ.
- Kiểm tra kỹ mã số thuế của người mua và người bán trước khi phát hành hóa đơn.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm theo đúng quy định pháp luật.
- Phải hủy hóa đơn điện tử sai sót theo trình tự pháp lý cụ thể, không được sửa chữa trực tiếp.
- Chỉ được sử dụng một mẫu hóa đơn cho từng loại hàng hóa/dịch vụ để tránh nhầm lẫn.
- Không được phát hành hóa đơn điện tử giả mạo, vi phạm sẽ bị xử lý nghiêm theo Luật quản lý thuế.
- Phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ theo yêu cầu của cơ quan thuế.
- Không cần thông báo phát hành hóa đơn như trước đây, nhưng phải đảm bảo đúng mẫu số đã đăng ký.
- Hóa đơn đã phát hành phải được gửi ngay cho người mua, tránh chậm trễ gây ảnh hưởng quyền lợi.
- Kiểm tra định kỳ phần mềm hóa đơn điện tử để đảm bảo không xảy ra lỗi hệ thống.
- Cập nhật các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử để kịp thời điều chỉnh quy trình kế toán nội bộ.
Những lưu ý khi sử dụng hoá đơn điện tử trên không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn góp phần tối ưu hóa quy trình tài chính – kế toán, giảm thiểu rủi ro trong công tác quản lý thuế.
Tổng kết
Hiểu rõ hoá đơn điện tử là gì, nắm vững sự so sánh hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy cũng như các lưu ý khi sử dụng hoá đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và chuyên nghiệp hơn trong môi trường số hiện đại ngày nay.
>> Xem thêm: Top 20 Dòng Máy In Hoá Đơn – Máy In Bill Tốt Nhất Hiện Nay
Bên cạnh việc triển khai hệ thống hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cũng nên trang bị những thiết bị văn phòng hiện đại như máy photocopy để phục vụ công việc lưu trữ, sao chụp chứng từ liên quan. Thiên Phúc hiện cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy với chi phí hợp lý, thiết bị đa chức năng, hỗ trợ kỹ thuật tận nơi – là giải pháp tối ưu cho văn phòng hiện đại. Liên hệ ngay với Thiên Phúc để được tư vấn và nhận ưu đãi hấp dẫn trong tháng này!
