Chèn watermark là một trong những giải pháp hiệu quả được nhiều cá nhân, tổ chức sử dụng nhằm bảo vệ bản quyền và xác định nguồn gốc tài liệu, hình ảnh. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách chèn watermark trong Word, Excel, hình ảnh và file PDF, đồng thời chia sẻ những lưu ý cần thiết để đảm bảo tính chuyên nghiệp cũng như bảo mật thông tin.
Chèn watermark là gì?
Chèn watermark, hay thêm hình mờ, là quá trình thêm một lớp nội dung chìm dưới dạng chữ hoặc hình ảnh vào tài liệu để đánh dấu bản quyền, tạo dấu ấn thương hiệu riêng. Bên cạnh tính năng không làm ảnh hưởng đến nội dung chính mà tài liệu cần truyền đạt, watermark còn đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn sao chép trái phép và tăng tính chuyên nghiệp cho sản phẩm.
Lợi ích của việc chèn watermark trong tài liệu và hình ảnh
Việc chèn watermark mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:
- Bảo vệ bản quyền nội dung: Giúp người khác không thể sử dụng tài liệu hoặc hình ảnh của bạn mà không có sự cho phép.
- Khẳng định thương hiệu: Đặc biệt hiệu quả trong các tài liệu nội bộ, hồ sơ, báo cáo công việc, hình ảnh thương mại…
- Gia tăng độ chuyên nghiệp: Tài liệu có watermark thường thể hiện sự đầu tư, chỉn chu, nâng cao uy tín người soạn thảo.
Đây cũng là lý do ngày càng nhiều người dùng lẫn doanh nghiệp đều lựa chọn triển khai chèn watermark hàng loạt cho các tài liệu, hình ảnh sản phẩm, báo cáo doanh số hay catalogue cá nhân.
Khi nào nên chèn watermark vào tài liệu hoặc hình ảnh?
Bạn nên chèn watermark trong các trường hợp dưới đây nhằm gia tăng độ tin cậy, bảo mật, đồng thời hạn chế sao chép hoặc chỉnh sửa trái phép:
- Gửi tài liệu quan trọng qua email, hệ thống nội bộ.
- Xuất bản bài viết, sách điện tử hoặc tài liệu học tập.
- Chia sẻ hình ảnh thiết kế, sản phẩm online.
- Làm báo cáo doanh nghiệp, hồ sơ đấu thầu, hợp đồng.
Cách chèn watermark trong Word
Chèn watermark trong Word là thao tác phổ biến và thường xuyên được sử dụng nhất, đặc biệt khi xử lý các văn bản như báo cáo, hợp đồng, tài liệu nội bộ.
Chèn watermark có sẵn trong Word
- Bước 1: Mở tài liệu Word cần chèn watermark > Vào mục Design > Chọn biểu tượng Watermark.
- Bước 2: Bấm chọn một trong các mẫu watermark có sẵn như Confidential, Do Not Copy,…
Chèn watermark tùy chỉnh trong Word
Nếu không thích sử dụng các mẫu có sẵn mà muốn tạo watermark mang dấu ấn cá nhân, bạn có thể làm theo bước sau:
- Bước 1: Mở tài liệu Word cần chèn watermark > Vào mục Design > Chọn biểu tượng Watermark > Custom Watermark.
- Bước 2: Nếu muốn chèn watermark dưới dạng chữ, bấm chọn Text watermark > Nhập nội dung muốn chèn vào ô Text > Thay đổi các tùy chọn khác như Language (ngôn ngữ), font, kích cỡ, màu chữ, độ mờ > OK.
- Bước 3: Nếu muốn chèn watermark dưới dạng ảnh, bấm chọn Picture watermark > Select Picture > OK.
Cách chèn watermark trong Excel
Dù Excel không hỗ trợ thao tác chèn watermark trực tiếp như Word, thế nhưng bạn vẫn có thể chèn watermark trong Excel bằng những phương pháp dưới đây.
Chèn watermark dạng chữ trong Excel
- Bước 1: Mở file Excel cần chèn watermark > Vào Insert > Trong mục Text bấm chọn Header & Footer.
- Bước 2: Nhập nội dung muốn chèn vào ô chữ hiện lên > Điều chỉnh các tùy chọn khác như font chữ, kích cỡ, màu chữ,…
- Bước 3: Để di chuyển watermark đến vị trí mong muốn, hãy đặt con trỏ chuột ở đầu đoạn chữ vừa nhập > Sử dụng phím Enter và Space để căn chỉnh tới vị trí muốn chèn > Khi đã tới đúng vị trí thì click vào một ô bất kỳ trên file Excel để kết thúc chỉnh sửa.
Chèn watermark trong Excel bằng hình ảnh
- Bước 1: Mở file Excel cần chèn watermark > Vào Insert > Trong mục Text bấm chọn Header & Footer.
- Bước 2: Nhấp vào ô Header vừa xuất hiện > Trong Header & Footer, bấm chọn biểu tượng Picture để tải hình ảnh lên. Sau khi được tải lên, hình ảnh sẽ xuất hiện dưới dạng &[Picture].
- Bước 3: Để di chuyển watermark đến vị trí mong muốn, hãy đặt con trỏ chuột ở đầu dòng chữ &[Picture] > Sử dụng phím Enter và Space để căn chỉnh tới vị trí muốn chèn > Khi đã tới đúng vị trí thì click vào một ô bất kỳ trên file Excel để kết thúc chỉnh sửa. Lúc này, hình ảnh được chèn sẽ xuất hiện dưới dạng watermark trên file.
Cách chèn watermark trong file PDF
Không giống như Word và Excel, khi chèn watermark trong file PDF, người dùng cần phải sử dụng gián tiếp đến các phần mềm hay website thứ ba. Một số ứng dụng phổ biến nhất được sử dụng chính là Adobe Acrobat, Smallpdf, iLovePDF,…
Với các ứng dụng này, cách chèn watermark được diễn ra cùng dễ dàng. Bạn chỉ cần tải file lên > thực hiện các thao tác chèn watermark bằng văn bản hoặc hình ảnh theo hướng dẫn của ứng dụng > tải xuống file đã xử lý.
>> Xem thêm: 2 Cách Loại Bỏ Watermark Trong Word Nhanh Chóng
Những lưu ý khi chèn watermark
Khi thực hiện chèn watermark, bạn cần quan tâm đến:
- Mức độ hiển thị: Không nên để watermark quá nổi bật, tránh gây khó đọc nội dung chính.
- Vị trí watermark: Giữa trang, góc dưới hoặc chéo đều được, nhưng cần thống nhất định dạng và vị trí trên toàn bộ tài liệu.
- Chọn định dạng phù hợp: Text watermark tuy nhẹ file nhưng hình ảnh watermark thì sẽ đẹp mắt và gây ấn tượng hơn.
- Kiểm tra tính tương thích: Đảm bảo watermark không bị lệch khi in ấn hay chuyển đổi định dạng.
Tổng kết
Chèn watermark là một kỹ thuật quan trọng trong việc bảo vệ nội dung số và nâng cao nhận diện thương hiệu. Tùy vào loại tài liệu Word, Excel hay PDF, bạn có thể chọn cách chèn watermark phù hợp nhất để đảm bảo hiệu quả và tính thẩm mỹ.
Nếu doanh nghiệp bạn cần xử lý số lượng lớn tài liệu, hình ảnh hoặc báo cáo in ấn, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy tại Thiên Phúc. Với thiết bị hiện đại, hỗ trợ in số lượng lớn, tích hợp sẵn chức năng setup giấy có sẵn logo/watermark tự động và hỗ trợ kỹ thuật 24/7, đảm bảo hỗ trợ tối ưu cho công việc của bạn trở nên trơn tru và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
Đăng ký nhận báo giá tại đây!
