tin tức thiên phúc copier

Hướng Dẫn Cách In Và Photocopy Đơn Giản Dành Cho Người Mới

Máy photocopy hay máy in là những thiết bị hỗ trợ đắc lực trong công việc, học tập, văn thư và giấy tờ. Chính vì vậy, việc biết cách in tài liệu là điều vô cùng cần thiết. Đặc biệt là đối với những người làm văn phòng hay chủ cửa hàng photocopy. Hiểu được điều này, Thiên Phúc Copier sẽ chia sẻ đến bạn hướng dẫn cách in photocopy chi tiết, giúp bạn nhanh chóng sử dụng được thiết bị để phục vụ tốt nhất cho nhu cầu in ấn.

Hướng dẫn cách in trên máy tính 

Cách in trên máy tính cũng rất đơn giản, chỉ cần thực hiện một vài lần bạn sẽ quen với thao tác in. Nếu đây là lần đầu bạn sử dụng máy in thì đừng ngần ngại lưu ngay hướng dẫn in trên máy tính đơn giản dưới đây.

Kiểm tra mực và giấy in trong máy in

Đầu tiên bạn nên kiểm tra qua máy in một lần để đảm bảo mực không bị rỉ hay khô hay có bất cứ vấn đề gì. Bạn cần chú ý sử dụng một lượng vừa đủ và không cho quá nhiều giấy vào khay, để ngay ngắn và đúng vị trí để tránh trường hợp bị kẹt khi in. Tiếp theo, nên kiểm tra dây nguồn xem có được cắm đúng chưa. Sau khi khởi động máy in thành công và thấy đèn tín hiệu chuyển sang xanh là có thể thực hiện tiếp các bước tiếp theo.

cách in trên máy tính

Kết nối máy in với máy tính

Bạn có thể sử dụng cáp USB để kết nối máy tính với máy in. Đối với các dòng máy in hiện đại ngày nay thì sẽ có khả năng kết nối với máy tính thông qua Bluetooth hoặc Wifi.

Để kết nối máy in với máy tính qua Wifi, bạn có thể tham khảo các bước sau:

  • Bước 1: Mở máy in và kết nối máy vào cùng một mạng Wifi với máy tính.
  • Bước 2: Chọn Menu Start và mở Control Panel.
  • Bước 3: Click chọn mục Device and Printers, rồi click vào dòng Add a printer ở trên cùng cửa sổ.
  • Bước 4: Hệ thống sẽ tự động dò tìm máy in. Khi có hộp thoại hiện lên, click chọn Add a Bluetooth, Wireless or Network Discoverable Printer rồi bấm Next.
  • Bước 5: Trong danh sách thiết bị, chọn tên máy in của bạn.
  • Bước 6: Cửa sổ cài đặt hiện ra, lúc này bạn chỉ cần làm tiếp theo các hướng dẫn trên màn hình để cài driver cho máy tính. Sau khi cài xong là bạn đã có thể sử dụng máy in thông qua mạng Wifi.

 hướng dẫn cách in

Cài đặt trang in

Khi máy in đã sẵn sàng, bạn có thể in thử một trang để làm quen với cách in của máy và kiểm tra xem máy có hoạt động ổn định không. Trong file tài liệu muốn in, nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở hộp thoại Print. Tại đây, bạn cần thiết lập các thông số sau:

  • Copies: Tùy chọn số lượng bản in.
  • Printer Properties: Bạn có thể sử dụng Tab Quality với chế độ Standard hay chế độ Draft để nâng cao chất lượng bản in.
  • A4/Letter: Chọn loại kích thước khổ giấy in phù hợp như A3, A4, A5,…
  • Margins: Căn lề cho bản in với kiểu định dạng Normal, căn lề tùy chọn.
  • Page Per Sheet: Lựa chọn in gộp các trang in của văn bản lại thành một sheet (nhóm).
  • Print All Pages: Bao gồm Print Current Page (Chỉ in trang hiện tại) hoặc Print All Pages (In tất cả trang), sau đó đánh số trang để in.
  • Print One Sided: Tùy chọn in một mặt hoặc hai mặt, tùy máy in sẽ có tính năng in hai mặt hoặc không.
  • Collated: Lựa chọn đóng một tập văn bản với số lượng lớn hoặc in theo từng trang.
  • Portrait/Landscape Orientation: Lựa chọn in dọc hoặc in ngang.

Sau khi cài đặt xong các thông số trên, bạn bấm chọn OK là đã có thể bắt đầu in. 

Một số lưu ý khi sử dụng máy in

  • Không nên tắt máy in đột ngột: Đối với dòng máy in phun màu thì sau khi sử dụng xong bạn nên chờ vài phút để máy đóng đầu in lại rồi mới tắt.
  • Không nên để hộp mực ở ngoài không khí quá lâu: Điều đó sẽ khiến mực nhanh chóng bị khô. Với mực của máy in laser, nên cho bình mực vào túi đen và cất ở nơi không có ánh sáng mặt trời. Nếu không sử dụng máy in trong thời gian dài thì nên gỡ bình mực ra khỏi máy và để trong hộp kín.
  • Đặt máy in ở vị trí cố định, tránh ánh nắng trực tiếp và để ngoài tầm với của trẻ em. 
  • Vệ sinh máy in ít nhất mỗi 3 tháng một lần để đảm bảo máy hoạt động bền và ổn định.

Hướng dẫn cách sử dụng máy in photocopy 

Sự ra đời của máy photocopy đã giúp ích rất nhiều cho con người trong việc sao chép hình ảnh, văn bản ra nhiều bản khác nhau chỉ trong một thời gian ngắn. Tuy nhiên, nhu cầu sử dụng máy photocopy để sao chép rất đa dạng. Nên những chiếc máy photo cũng được nhà sản xuất tạo nên với đa dạng kích thước, chức năng và ứng dụng khác nhau. 

Chính vì vậy, bạn sẽ thấy được sự khác biệt trong cách photo trên máy in. Mỗi dòng máy sẽ có cách in khác nhau, nhưng về cơ bản thì thao tác in ở các dòng máy cũng tương tự nhau. Hầu hết các thiết bị đều sẽ có hướng dẫn sử dụng chi tiết và cụ thể. Nhưng đối với những người mới tiếp xúc máy photocopy lần đầu, hãy tham khảo các bước dùng máy photocopy được Thiên Phúc Copier hướng dẫn dưới đây.

Khởi động máy 

Đầu tiên, bạn cần khởi động máy photo, một số thao tác cần thực hiện như:

  • Cắm nguồn điện bật/tắt.
  • Bật phím Auxiliary power hoặc Power để khởi động máy in, copy hay scan.
  • Trường hợp không sử dụng máy trong thời gian dài hoặc sau ngày làm việc, bạn nên tắt máy để tiết kiệm nguồn năng lượng và duy trì tuổi thọ của máy photo.
  • Sau khi khởi động, nhấn nút Copy trên bảng điều khiển cảm ứng để bắt đầu sao chép.

cách in trên máy in

Các thao tác cơ bản trên máy photocopy bạn cần nắm

  • Phím Extra Scan: Chế độ mở rộng scan.
  • Phím Copy: Chế độ copy.
  • Phím Reset: Set máy về chế độ mặc định giống như ban đầu.
  • Phím Stop: Kết thúc quá trình copy.
  • Phím Start: Bắt đầu hoạt động copy.
  • Phím Box: Kích hoạt chế độ box.
  • Phím Access: Khai báo mật mã khi cài đặt máy ở chế độ mật khẩu.
  • Phím Fax/Scan: Chế độ Fax/scan.
  • Phím Interrupt: Tạm dừng quá trình copy hiện hành và bắt đầu một việc khác. Nếu muốn quay về chế độ copy, bạn chỉ cần nhấn Interrupt một lần nữa.
  • Phím Proof Copy: Kiểm tra lại trước khi tin số lượng bản in lớn.
  • Phím Mode Check: Kiểm tra lại các cài đặt, bạn có thể thiết lập các chương trình copy hoặc thay đổi các cài đặt hiện có.
  • Phím Clear (phím C): Xóa bản copy cũng như các cài đặt khác khi thiết lập chương trình trên máy.
  • Phím Mode Memory (Bộ nhớ tạm thời): Lưu các thiết lập và gọi ra khi cần thiết.
  • Phím Enlarge Display: Phóng to màn hình của máy.
  • Phím Accessibility: Cài đặt chức năng người dùng trên màn hình cảm ứng.
  • Công tác nguồn phụ: Tắt máy tạm thời, và khi có fax đến máy vẫn nhận, bật công tắc bản fax gửi đến sẽ được in ra.
  • Đèn báo Main Power: Đèn báo màu xanh khi công tắc nguồn chính được bật.
  • Khung phím số: Khai báo các bản cần copy và nhập các chức năng khác.
  • Phím Utility/Counter: Chuyển chế độ màn hình về Utility/Counter.
  • Phím Contrast: Điều chỉnh độ tương phản trên màn hình cảm ứng.

Các bước copy trên máy photocopy

  • Bước 1: Đặt văn bản cần copy lên vị trí quét

Úp mặt giấy muốn copy xuống mặt kính của máy. Khi đó, bạn sẽ thấy hiện dòng chữ Place document face down trên khay nạp tài liệu. Tức là máy đã nhận trực tiếp vào khay nạp tài liệu. Sau khi đặt tài liệu đúng theo hướng dẫn, bạn cần đậy nắp máy lại để máy nhận diện mục tiêu.

  • Bước 2: Chọn số lượng và màu sắc

Tùy vào nhu cầu mà bạn thiết lập số lượng bản photo phù hợp. Bạn chọn các con số trên bảng điều khiển để khai báo số lượng bản photo mong muốn.

  • Bước 3: Chọn kích thước giấy

Hầu hết các máy photocopy sẽ có 2 loại khay giấy là giấy 11 inch và giấy 14 inch. Nếu bạn muốn loại kích thước giấy khác thì có thể cài đặt loại giấy trong khay giấy trên máy.

  • Bước 4:  Hoàn thành thao tác copy

Sau khi cài đặt xong, bạn chỉ cần nhấn chọn Copy và để máy thực hiện công việc của mình.

in photocopy

Những điều cần lưu ý khi sử dụng máy photocopy

Trong quá trình sử dụng máy photocopy, chắc hẳn bạn sẽ gặp khá nhiều vấn đề. Dưới đây là một số lưu ý khi sử dụng và bảo quản máy cơ bản mà bạn cần nắm. Đặc biệt trong trường hợp bạn thuê máy photocopy, việc bảo quản máy tốt sẽ đảm bảo chế độ bảo hành cho máy.

  • Tránh để các nguồn nhiệt ảnh hưởng trực tiếp đến máy photo. 
  • Cần cung cấp nguồn điện ổn định cho máy, không thay đổi đột ngột. Tốt nhất không nên sử dụng chung nguồn điện máy photocopy với các thiết bị khác.
  • Tránh tình trạng kéo căng dây nguồn điện.
  • Khi mới mua máy photocopy, bạn cần hiểu rõ cấu trúc, cơ chế hoạt động cũng như cách in để đảm bảo sử dụng hiệu quả .
  • Không mở cửa máy, không chạm tay vào các bộ phận có ký hiệu điện áp và nhiệt độ cao. 
  • Thường xuyên vệ sinh máy định kỳ để tăng tuổi thọ.
  • Khi máy có sự cố, nên liên hệ với kỹ thuật viên hoặc đem tới trung tâm bảo dưỡng để khắc phục một cách triệt để, đúng cách.
  • Bảo quản các vật liệu của máy như mực, giấy, từ,…ở nơi khô thoáng, tránh ánh nắng trực tiếp và nơi có độ ẩm cao.
  • Tránh để các vật lạ rơi vào khay hông, khay giấy của máy.

Hướng dẫn cách in từ máy tính ra máy photocopy

In trực tiếp từ máy tính là cách in tài liệu nhanh nhất và phổ biến nhất, đặc biệt là ở chốn công sở. Hãy tham khảo ngay cách in văn bản trên máy tính ra máy photocopy đơn giản và nhanh chóng dưới đây.

Bước 1: Điều chỉnh trên giao diện máy photocopy

  • Đầu tiên, bạn chọn nút User Function
  • Tiếp theo, bạn nhấn chọn Network Settings > IP/TCP > Manual
  • Kế tiếp, bạn đánh vào địa chỉ IP/Subnet Mark/Gateway có xuất hiện ngay trên giao diện. 

Bước 2: Điều chỉnh trên máy tính kết nối in

  • Nhấn chọn Start ở cuối màn hình > tiếp tục chọn Network connections
  • Click chuột phải chọn chức năng Properties > Internet Protocol > Properties > User the following IP address.
  • Kiểm tra đường kết nối của máy photocopy với máy tính, chọn vào nút lệnh Start ở cuối màn hình > Printer and Faxes > Add printer 
  • Bấm chọn Next và nhập địa chỉ IP.

Bước 3: Thực hiện in

Sau khi đã thực hiện các bước trên, chỉ cần nhấp vào nút File ở phía góc trái màn hình máy photocopy, sau đó chọn Print và ấn Enter là bạn đã có thể tiến hành in. Thêm một cách in khác là bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+P và ấn Print để in nhanh chóng. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh chế độ in mặc định của máy photocopy như: in một mặt, hai mặt,…

cách in từ máy tính ra máy photocopy

Hy vọng những chia sẻ hướng dẫn về cách in và photocopy của Thiên Phúc Copier sẽ giúp ích cho bạn. Đặc biệt, nếu bạn là dân văn phòng thì đừng quên lưu lại những hướng dẫn trên để giúp cho công việc của mình hiệu quả hơn nhé!