Thêm xóa folder scan trên máy photocopy Ricoh đơn giản

Máy photocopy Ricoh là một trong những dòng máy văn phòng phổ biến nhờ ứng dụng đa năng trong in ấn, photocopy, fax và đặc biệt là scan tài liệu. Trong đó, việc thêm xóa folder scan trên máy photocopy Ricoh là thao tác cần thiết để quản lý, chia sẻ tài liệu nhanh chóng giữa các bộ phận. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn thêm/xóa scan trên máy photocopy Ricoh chi tiết, dễ áp dụng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Tại sao cần thêm/xóa folder scan trên máy photocopy Ricoh?

Trước khi đi vào phần hướng dẫn, bạn cần hiểu rõ lý do tại sao cần biết cách thao tác thêm/xóa folder scan trên máy photocopy Ricoh:

• Thêm thư mục scan: Giúp mỗi nhân viên có một địa chỉ lưu file riêng, thuận tiện cho việc quản lý và chia sẻ tài liệu.
• Xóa thư mục scan: Khi nhân viên nghỉ việc hoặc không còn sử dụng máy photocopy Ricoh, việc xóa folder scan sẽ giúp hệ thống gọn gàng, bảo mật hơn.
• Quản lý dữ liệu tốt hơn: Việc thường xuyên cập nhật thêm/xóa folder scan sẽ giúp tránh tình trạng dữ liệu bị lưu nhầm hoặc bị lẫn vào nhiều thư mục không cần thiết.

Khi biết cách thêm/xóa folder scan trên máy photocopy Ricoh, ban sẽ dễ dàng thao tác trên thiết bị hơn. Đặc biệt là trong quy trình lấy file scan từ máy photocopy Ricoh.

Chuẩn bị trước khi thêm/xóa folder scan trên máy photocopy Ricoh

Để việc thao tác thêm/xóa folder scan trên máy photocopy Ricoh diễn ra thuận lợi, bạn cần đảm bảo:

• Về kết nối mạng: Máy photocopy Ricoh đã kết nối mạng LAN và có địa chỉ IP cố định.
• Về driver: Máy tính cài đặt sẵn driver Ricoh để dễ dàng truy cập vào giao diện quản trị (Web Image Monitor).
• Đăng nhập máy photocopy: Có sẵn thông tin đăng nhập tài khoản quản trị Ricoh (nếu cần).

Hướng dẫn thêm folder scan trên máy photocopy Ricoh

• Bước 1: Chọn chức năng Scanner (Classic) trên màn hình chính thiết bị.

• Bước 2: Trong giao diện Scan, chọn Folder > Prg.Dest.

• Bước 3: Khi có giao diện mới hiện ra, nhấn Change.

• Bước 4: Nhập tên máy tính > OK. Lưu ý: Xem tên máy tính bằng cách nhấn Windows + R > Nhập dxdiag > Enter.

• Bước 5: Chọn Browse Network.

• Bước 6: Nhấn Login.

• Bước 7: Tạo tên thư mục cho người dùng mới > OK.

• Bước 8: Tạo mật khẩu cho user > OK.

• Bước 9: Nhấp vào thư mục vừa tạo > OK > OK lần 2.

• Bước 10: Nhập tên hiển thị ở màn hình Scan > Nhấn OK để kết thúc.

Hướng dẫn xóa folder scan trên máy photocopy Ricoh

• Bước 1: Vào User Tools trên màn hình thiết bị.

• Bước 2: Chọn Address Book Management.

• Bước 3: Chọn Delete.

• Bước 4: Chọn Email > Chọn tên hiển thị của địa chỉ email cần xóa > Yes.

• Bước 5: Chọn Exit để kết thúc.

Lưu ý khi thêm/xóa folder scan trên máy photocopy Ricoh

Để tránh gặp sự cố trong quá trình thao tác, bạn nên ghi nhớ:

• Cấp quyền chính xác: Cấp quyền chính xác cho folder scan để máy photocopy Ricoh có thể ghi file.
• Không thay đổi địa chỉ IP máy tính: Nếu IP thay đổi, bạn cần cập nhật lại trong Address Book.
• Bảo mật thông tin: Khi nhân viên nghỉ việc, nên xóa ngay folder scan để tránh thất thoát dữ liệu.
• Thường xuyên kiểm tra driver và firmware: Hãy thường xuyên kiểm tra driver và firmware của máy photocopy để đảm bảo chức năng scan hoạt động ổn định.

Tổng kết

Với bài viết trên, bạn đã nắm rõ hướng dẫn thêm/xóa scan trên máy photocopy Ricoh một cách chi tiết, từ khâu chuẩn bị, thao tác cho đến những lưu ý quan trọng. Việc này không chỉ giúp bạn quản lý dữ liệu dễ dàng hơn mà còn tăng cường tính bảo mật trong văn phòng.

Để không mất thời gian tự tìm hiểu và cài đặt, thiết lập cấu hình hay xử lý sự cố liên quan tới thiết bị in ấn, bạn có thể tham khảo dịch vụ cho thuê máy photocopy của Thiên Phúc Copier. 

Thiên Phúc Copier hiện cung cấp gói thuê chỉ từ 20.000đ/ngày, bao gồm trọn gói mực in, giấy in, bảo trì – sửa chữa miễn phí định kỳ, giúp doanh nghiệp vận hành thuận tiện và tiết kiệm chi phí. Liên hệ ngay tại đây!